Change Management: 6 Herausforderungen

Veränderungen sind unvermeidlich, vor allem in einer Zeit, in der wir massive Sprünge in der Unternehmenstechnologie erleben, angetrieben durch Big Data, Machine Learning, die Cloud und Remote-Arbeit. Die beispiellose Dynamik der Digitalisierung erfordert eine ständige Veränderung und Transformation von Unternehmen und ihren Geschäftsmodellen. Wie eine Studie von KPMG zeigt, befinden sich 96 % aller Unternehmen weltweit derzeit in mindestens einer geschäftlichen Transformation.

Um ihre Transformationsinitiativen zu unterstützen, wenden sich viele IT-Teams und Business Leader dem technologischen Change Management zu. Sie sind sich bewusst, dass "Change" einen Prozess darstellt, und haben erkannt, dass die Kontrolle über diesen Wandel dazu beitragen kann, den Wert ihrer Technologie zu maximieren und ihren Teams zu helfen, einheitlich und produktiv zu arbeiten.

Leider ist das technologische Change Management häufig ein holpriger Weg. Nur 47 % aller Unternehmen, die eine Umstrukturierung vornehmen, erwarten, dass sie einen nachhaltigen Nutzen aus ihren Bemühungen ziehen können, was größtenteils darauf zurückzuführen ist, dass der Weg zum Wandel mit vielen Herausforderungen verbunden ist. Jedes dieser Hindernisse kann dazu führen, dass Ihre gesamte Change-Infrastruktur zusammenbricht und Sie mit vergeblichem Aufwand und unzureichenden Ergebnissen zurückbleiben.

Es gibt sechs Herausforderungen, auf die Unternehmen häufig bei ihren Change Management-Bemühungen stoßen - sehen wir uns an, was diese Herausforderungen sind und wie sie überwunden werden können.

1. Sicherstellung der Bereitschaft der Organisation

Wenn sich ein Unternehmen verändert - sei es technologisch oder anderweitig -, müssen die betroffenen Gruppen innerhalb der Organisation darauf vorbereitet sein. Eine große Veränderung mit schwerwiegenden Auswirkungen erfordert eine umfassenderes Assessment der organisatorischen Bereitschaft, während eine geringfügige Veränderung nicht so viel Aufwand erfordert. Führungskräfte sollten jedoch immer damit rechnen, dass eine Veränderung größere Auswirkungen hat als gedacht, da sonst die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter sinken könnte.

Um sicherzustellen, dass Ihr Team für den Wandel bereit ist, sollten Sie ein Assessment der Veränderungsbereitschaft durchführen. Anhand dieses Assessments können Sie feststellen, inwieweit Ihr Unternehmen für die vorgeschlagene technologische Initiative bereit ist, wobei Faktoren wie Wissen um die Notwendigkeit der Veränderungen, Aufgeschlossenheit und Kapazitätsfragen berücksichtigt werden. Im Einzelnen sollten Sie Folgendes bewerten:

• Die Einstellung/(Kommunikations-)Kultur der Gruppe, in der die Veränderung stattfinden soll
• Andere aktuelle Veränderungen innerhalb der Organisation
• Führungsstile der Manager innerhalb der Gruppe
• Bewusstsein und Bereitschaft der Gruppe, die Veränderung zu unterstützen
• Die Ergebnisse früherer Projekte oder Veränderungen
• Die Bereitschaft der Gruppe für die technologische Umstellung in Bezug auf Wissen, Fähigkeiten, Richtlinien usw.

Durch diese Einschätzungen geben Sie dem Projektteam Einblicke in die organisationsspezifischen Herausforderungen und Chancen, die sich während des Veränderungsprozesses ergeben könnten. Eine Gruppe könnte sich zum Beispiel mit bereits zu vielen anderen Veränderungen überfordert fühlen und daher mehr Unterstützung benötigen als eine Gruppe, die den Übergang voll unterstützt. Eine Bewertung der Bereitschaft hilft dabei, die erforderliche Kommunikation und Schulung zu bestimmen. 

2. Die richtige Kommunikation nach Innen

Kommunikation ist das A und O eines erfolgreichen Change Managements. Dieser Teil des Veränderungsprozesses wird aber dennoch von vielen Unternehmen unwissentlich unterschätzt. Die Mitarbeitenden werden oft von einer neuen Technologie auf ihrem PC überrascht und fühlen sich aufgrund mangelnder Kommunikation nicht in der Lage, ihre Gedanken zu dieser Veränderung mitzuteilen. Dies kann zu Widerständen führen, die Ihre gesamte Strategie ins Wanken bringen können.

Dementsprechend ist die Kommunikationsplanung eine gute Möglichkeit, den Herausforderungen der Veränderungen strategisch zu begegnen, bevor sie beginnen Probleme zu verursachen. Sie beginnt mit einer sorgfältigen Analyse der Zielgruppen, der wichtigsten Botschaften und des Zeitpunkts, zu dem diese Botschaften übermittelt werden sollen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Change Management Team oder die Projektleiter einen Kommunikationsplan entwerfen, der alle Betroffenen anspricht und die Zugänglichkeit für alle gewährleistet, von den Vorgesetzten und Führungskräften bis hin zu den Mitarbeitenden an der Basis, da jeder aufgrund seiner Rolle bei der bevorstehenden Änderung besondere Bedürfnisse und Botschaften hat.

Dies kann auf verschiedene Weise geschehen, z. B:

• Regelmäßige Besprechungen mit den Beteiligten innerhalb des Unternehmens, um anstehende Änderungen zu besprechen, Feedback einzuholen und die Änderungen so zu planen, dass der Betrieb möglichst wenig gestört wird.
• Regelmäßige E-Mails, um die betroffenen Gruppen über anstehende und geplante Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
• Erstellung und Weitergabe eines dokumentierten Änderungsplans, damit alle Beteiligten Informationen über die anstehenden Änderungen finden können. 

3. Einbinden der Führungsebene

Wenn es um technologische Veränderungen geht, spielen die Unternehmensleitung und die Führungskräfte eine entscheidende Rolle. Wenn Ihr IT-Team die Verantwortung für eine Strategie übernimmt, ohne die Zustimmung der oberen Führungsebene einzuholen, könnten die Pläne auf Ablehnung stoßen und schnell im Sande verlaufen. Nach Angaben des Project Management Institute ist die Unterstützung durch das obere Management der wichtigste Erfolgsfaktor für den Erfolg von Projekten und Änderungsinitiativen.

Holen Sie sich die Unterstützung Ihrer Ideen durch die Führungsebene nicht nur aus der Ferne. Sie sollten eine sichtbare, praktische Rolle einnehmen, die zum Erfolg der Veränderung beiträgt. Leitende Angestellte müssen während des gesamten Prozesses aktiv beteiligt sein, direkt mit den Mitarbeitern kommunizieren und gleichzeitig die Unterstützung durch andere im Unternehmen gewinnen.

Um die Aktivitäten der oberen Führungsebene zu lenken, sollten Sie einen Sponsoring-Fahrplan erstellen, in dem nicht nur dargelegt wird, wie Sie den Führungskräften die Bedeutung des Sponsorings vermitteln, sondern auch, wie sie dazu beitragen können, ein Unterstützungsnetz aufzubauen, das sich über das gesamte Unternehmen erstreckt. Dies wird sich als ein Schlüsselelement für den Erfolg der Veränderung erweisen. 

4. Qualität der Trainings

Die Einführung neuer Technologien ist keine Kleinigkeit und eine wirksame Schulung ist der Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens in der Zukunft. Viel zu viele dieser Schulungen sind jedoch in erster Linie darauf ausgerichtet, die Funktionen einer Lösung zu vermitteln, ohne dabei den Lerneffekt zu berücksichtigen. Jeder Mensch lernt anders, und eine überstürzte Schulung kann dazu führen, dass einige Mitarbeiter wenig oder gar keine Informationen behalten.

Für eine erfolgreiche Implementierung ist es entscheidend, alle betroffenen Mitarbeiter einzubeziehen und sie zu aktiven Teilnehmern am Veränderungsprozess zu machen. Sobald die betroffene Gruppe auf die Notwendigkeit der Änderung aufmerksam gemacht wurde und ihre Unterstützung für die Änderung zum Ausdruck gebracht hat, müssen die Projektteams mit ihrem Leiter zusammenarbeiten, um Schulungsanforderungen zu entwickeln, die auf den aktuellen Fähigkeiten der Gruppe, ihrem Wissen über die neue Lösung und dem für die erfolgreiche Umsetzung der Änderung erforderlichen Wissen basieren. Der Schwerpunkt sollte dabei auf alltäglichen Szenarien liegen, die eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Gruppe fördern, verbessern oder erleichtern.

Bedenken Sie außerdem, dass jeder Mensch anders lernt. Achten Sie bei der Erstellung von Lerninhalten für die neue Technologie darauf, unterschiedliche Lernpräferenzen zu unterstützen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, selbstständig mit der Software zu üben.

5. Umgang mit Widerstand im ACM-Prozess

Nicht jede*r Mitarbeitende wird immer mit jeder Veränderung einverstanden sein, d. h. es besteht die Möglichkeit, dass Sie auf irgendeine Form von Uneinigkeit oder Widerstand stoßen. Das ist normal, aber der Widerstand kann den Erfolg der Umsetzung einer Veränderung gefährden, wenn nicht proaktiv darauf reagiert wird. Die Mitarbeitenden können das Gefühl haben, nicht gehört zu werden, insbesondere wenn es keine Möglichkeit gibt, Feedback zu geben, und schnell in alte Gewohnheiten zurückfallen.

Erstellen Sie zunächst einen Plan zur Bewältigung von Widerständen, der mögliche Reibungspunkte aufzeigt und Lösungen enthält, wie diese während des gesamten ACM-Prozesses gehandhabt werden können, einschließlich der Frage, wie Führungskräfte dazu beitragen können, diese proaktiven Schritte innerhalb der betroffenen Gruppe umzusetzen - bevor sie zu größeren Problemen werden. Anschließend sollten die Projektleiter*innen die Mitarbeitenden nach der Umsetzung der Änderung befragen, um laufend Feedback zur Umstellung zu erhalten - was funktioniert, welche Probleme müssen gelöst werden und welche Schritte sind erforderlich, um diese Probleme zu beheben. 

Dies trägt nicht nur zur erfolgreichen Umsetzung der Veränderung aus Sicht der Führung bei, sondern zeigt auch den Betroffenen im gesamten Unternehmen, dass ihre Gedanken und Ideen geschätzt und berücksichtigt werden.

6. Fortlaufende Optimierung des Plans

Die kontinuierliche Pflege einer Change-Management-Strategie wird oft vernachlässigt, was sich letztlich nachteilig auf die Umsetzungsrate einer Organisation auswirkt. Wenn Sie Ihre Strategie nicht regelmäßig überprüfen, überarbeiten und Daten sammeln, ist es unmöglich festzustellen, ob Ihre Strategie für das Adoption & Change Management tatsächlich funktioniert. Außerdem kann dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, zukünftige ACM-Strategien zu entwickeln.

Wenn Sie Ihre Strategie für das Change Management überprüfen und überarbeiten, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, welche Teile erfolgreich waren und welche Teile verbesserungsbedürftig sind. Bei der Überprüfung Ihres Plans sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Wie lange hat die Umsetzung der Änderung gedauert?
• Wurde der reguläre Betrieb gestört oder nicht?
• Welche Zwischenfälle gab es während des Prozesses?
• Wie groß war der Widerstand und welche Möglichkeiten gibt es, ihn in Zukunft zu mindern?

Anhand dieser Informationen lassen sich etwaige Hindernisse für künftige technologische Veränderungen erkennen und beseitigen. Gleichzeitig haben Sie so die Möglichkeit, den Erfolg des Projekts zu würdigen und die harte Arbeit und das Engagement aller Beteiligten anzuerkennen - ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts und jeder Veränderung.