Massive Kosteneinsparung durch Application Portfolio Management: Ein konkretes Beispiel aus der Praxis

Die Voraussetzungen: Jede Konstellation ist anders

In diesem Fall ging es um ein Unternehmen mit rund 10.000 Beschäftigten, das ein Einsparprogramm mit dem Ziel gestartet hatte, seine durch die IT-Technologie anfallenden Kosten, um einen zweistelligen Millionenbetrag zu senken. Viele Unternehmen planen solche Vorhaben. Allerdings müssen selbstverständlich immer die individuellen Gegebenheiten oder Besonderheiten in Betracht gezogen werden, wenn man die Art und Weise der Umsetzung betrachtet.

Das Besondere in diesem Falle war eine Vielzahl von geschäftlichen Umstrukturierungen und Neugruppierungen, die das Unternehmen in den vergangenen Jahren durchlaufen hatte. Zu diesen M&A-Projekten gehörten Fusionen ebenso wie Übernahmen.

Das hatte dazu geführt, dass das Applikationsportfolio über einen längeren Zeitraum nicht nur einem konstanten Wandel unterlegen, sondern auch dessen Kontrolle nur in einem sehr begrenzten Maße möglich gewesen war. 

Quick Wins: Das Gebot der Stunde

Ebenso wie die individuellen Gegebenheiten bestimmen auch die konkreten Ziele des Einsparprogramms eines Unternehmens darüber, welche “Baustelle” als erstes beseitigt werden sollte  .
Da die meisten Kostensenkungen ab dem kommenden Geschäftsjahr wirksam werden sollten, hatte sich dieses Unternehmen auf die Optionen konzentriert, bei denen bereits kurzfristig mit Erfolgen gerechnet werden konnte. Dann erst sollten Maßnahmen erörtert werden, die langfristig Einsparungen ermöglichen würden.

Daher war bei der Umsetzung des Einsparprogramms der Blick auf das Applikationsportfolio einer der logischen ersten Schritte, um durch eine Prüfung dieses Portfolios - sowie dessen Optimierung und Konsolidierung - möglichst rasch Kostensenkungs-Potenziale zu identifizieren und zu realisieren. 

Die Umsetzung des Application Portfolio Managements, APM

Auch wenn der Ansatz, Einsparungen durch APM in die Wege zu leiten, gerade in diesem, durch die geschäftlichen Umstrukturierungen gekennzeichneten Fall natürlich besonders Sinn macht, ist immer zu bedenken: Durch die historisch gewachsenen Verzahnungen innerhalb einer IT-Landschaft ist das Applikationsportfolio – selbst ohne M&A-Cases - ein ebenso komplexes, wie mitunter auch sensibles Thema.
Das Unternehmen entschloss sich deshalb, mit den Application Portfolio Management Services von SoftwareOne externe Berater mit jahrelanger Erfahrung mit ins Boot zu holen.

Konkrete APM-Maßnahmen

Dieser Application Portfolio Management Service basiert auf einem zweistufigen Ansatz:

1. Das anfängliche Konsolidierungspotenzial so schnell wie möglich zu ermitteln und zu bestätigen, um das Risiko des Kunden zu minimieren, große Vorabinvestitionen, ohne die Chancen auf Einsparungen zu tätigen.   
2. eine eingehende Analyse durchzuführen, um spezifische Konsolidierungsmöglichkeiten und damit verbundene Lizenzkostensenkungen zu identifizieren; einschließlich:

• der Bestimmung einer Application Baseline, 
• der Erstellung eines Capability Models  ,
• der Bestimmung der jährlichen Softwareausgaben,
• der Entwicklung eines ITAM-Governance-Modells, basierend auf Richtlinien und Prozessen
• der Nutzung eigener Tools als Beschleuniger, um die Arbeit mit der Application Baseline sowie dem globalen Liefernetzwerk zu optimieren und so die Projektkosten für den Kunden zu optimieren.

Was waren Herausforderungen beim APM-Projekt?

Bei der Umsetzung des zweistufigen Ansatzes traten einige Herausforderungen auf. Diese alle konnten   – durch fundierte Erfahrung in der Materie APM – vom Service-Provider  gemeistert werden:  

• Es gab verschiedene Datenquellen zur Bestimmung der Application Baseline – in diesem konkreten Fall waren das Tausende von Datensätze  n! Das kostet Zeit, denn die Baseline muss kontinuierlich aktualisiert werden, wenn neue Datenquellen identifiziert werden. Durch diese Maßnahme trat im Übrigen ein überraschendes Ergebnis zu Tage: Die endgültig festgestellte Anzahl an Applikationen übertraf die „Schätzungen“ um sage und schreibe mehr als 100 Prozent! 
• Vorhanden waren viele doppelte Datensätze sowie viele unvollständige Datensätze.
• Besondere Herausforderungen bildeten zudem Datensätze, bei denen sich Daten mit anderen Bereichen überschnitten, zum Beispiel: Die Vorgänge zu Software-Beschaffungen enthielten nicht ausschließlich softwarebezogene Kosten – die Vorgänge zu Software-Verträgen enthielten nicht ausschließlich softwarebezogene Käufe.

Insgesamt waren einige Male – aber auch das ist bei APM-Projekten üblich – Anpassungen des Ansatzes erforderlich, um Konsolidierungsoptionen so schnell wie möglich zu liefern. Zudem wurde in diesem Zuge selbstverständlich auch vielfach Software nach den branchenspezifischen Anforderungen des Unternehmens bewertet.

Das Ergebnis dieses Application Portfolio Management-Projekts

Das Ergebnis nach Zahlen:

• Es wurden Konsolidierungsmöglichkeiten im Wert von 2,5 Mio. USD identifiziert - einschließlich Abonnementsentfernung, Vertragskündigung und -verlängerung.
• Identifiziert wurden Market / Industry Memberships   im Gesamtwert von 3 Mio. USD. Viele davon waren doppelt vorhanden oder ruhten vollkommen vergessen. 
• Weitere 2,5 Mio.   USD hatte das Unternehmen kürzlich für eine Software ausgegeben, deren Funktionalität im gesamten Unternehmen bereits mit nicht weniger als 47 (!) Produkten abgebildet wurde. Diese wurden stillgelegt, das bereits getätigte, hohe Investment macht sich nun in Form von Compliance, Kompatibilität und verminderten technischen Risiken sowie reduzierten Betriebskosten vollumfänglich bezahlt.
• Nicht softwarebezogene Kosten, die falsch klassifiziert waren, wurden identifiziert, wie zum Beispiel TV-Dienste im Wert von 5 Mio. USD.

Das Ergebnis nach Applikationen bzw. des Applikationsportfolios:

•  Über 1.000 Anwendungen zur sofortigen Beseitigung konnten identifiziert werden – etwa auf Grund verschwindend niedriger Installationszahlen.
• Es wurden erhebliche technische Schulden identifiziert – Beispiel: EOL-Software.

Das Ergebnis nach Prozessen:

• Es gelang eine signifikante Optimierung des Einkaufsprozesses.
• Es wurde ein Geschäftsfähigkeitsmodell erstellt, das einen Überblick über Anwendungszahlen und -ausgaben bietet.