MICROSOFT TEAMS: Jak skupinové místnosti přepisují pravidla spolupráce

Před dvěma lety se svět dozvěděl o covidu-19 a firmy po celém světě byly nuceny urychleně hledat nejlepší způsob spolupráce na dálku. Nyní, když se omezení začínají zmírňovat a zdá se, že vyhlídky na konec pandemie se zlepšují, stojí společnosti před rozhodnutím, zda u práce na dálku zůstat, nebo se vrátit do kanceláří.

Pravda však bude pravděpodobně někde uprostřed. Předpokládá se totiž, že poroste popularita hybridních modelů práce. Podle globálního průzkumu společnosti PwC týkajícího se práce na dálku nebude 45 procent firem vyžadovat, aby zaměstnanci chodili do kanceláří, a 21 procent očekává hybridní přístup, tedy práci na dálku spojenou s občasnou docházkou do kanceláří. To však pro firmy znamená nutnost upravit své strategie práce na dálku, aby se tomuto novému hybridnímu přístupu přizpůsobily.

Buďte si jisti, že technologie se vyvíjejí spolu s potřebami vašeho podnikání. Ve snaze učinit pracoviště produktivnějším než kdykoli předtím bylo například zavedeno hned několik aktualizací pro skupinové místnosti v Microsoft Teams. Podívejme se, proč jsou skupinové místnosti klíčem k efektivní spolupráci a jak je vaše organizace může využít.

Jak skupinové místnosti v Microsoft Teams mění pravidla hry

Skupinové místnosti v Microsoft Teams poskytují uživatelům možnost rozdělit větší schůzky tím, že účastníky rozdělí do menších skupin. Tyto skupinové místnosti lze využít ke školení, brainstormingu, diskusím a dalším účelům. Zatímco tradiční online schůzky mohou být časem neproduktivní, skupinové místnosti promění vaše jednání v interaktivnější, poutavější a efektivnější využití času. Díky menším skupinám se účastníci budou s větší pravděpodobností zapojovat do skupinových diskusí a účastnit se dalších virtuálních aktivit, jako jsou například porady nebo kurzy profesního rozvoje. Nyní mohou uživatelé během skupinových setkání dokonce používat virtuální tabuli a kreslit na ni své nápady.

Skupinové místnosti v Microsoft Teams také umožňují snadno organizovat až 50 místností a spravovat účastníky, aniž by to ohrozilo zážitek ze schůzky. Můžete kdykoli přesunout účastníky do jiných místností, posílat do jednotlivých místností zprávy na podporu účasti, uzavírat skupinové místnosti a v případě potřeby převést účastníky zpět do hlavní schůzky.

Často se stává, že když se týmy rozdělí do menších skupin, mají tendenci diskutovat o tématech, která by ve větším prostředí mohla být opomenuta. Organizátor může dokonce přecházet mezi jednotlivými skupinovými místnostmi a dohlížet na to, aby účastníci dodržovali stanovený program. Můžete se také věnovat tématům, která byla vynechána, a umožnit každému účastníkovi, aby se k tématům vyjádřil podrobněji. Celkově lze říci, že skupinové místnosti nabízejí mnoho funkcí, které zlepší online školení a spolupráci, takže se nebudete muset obávat omezení práce na dálku.

Různé možnosti využití skupinových místností v Teams

Není žádným tajemstvím, že pro firmy bylo zpočátku obtížné se práci na dálku přizpůsobit. Mnohé z nich se však trefily do černého a našly nové způsoby, jak zůstat produktivní a spolupracovat. Zlepšit a obohatit schůzky a školení mohou i skupinové místnosti v Microsoft Teams. Díky novým funkcím mohou být schůzky poutavější, zábavnější a přínosnější než kdy předtím. Podívejme se, jak mohou firmy skupinové místnosti v rámci svých pracovišť využít.

Vzdělávací semináře a týmová školení

Jednou z možností využití skupinových místností v Teams jsou vzdělávací semináře a týmová školení, protože skupinové místnosti mohou díky svým mnoha možnostem výrazně zlepšit spolupráci a produktivitu. Každá skupinová místnost funguje jako schůzka v Teams, je však doplněna o nahrávání, sdílení obsahu a funkce chatu. Tyto funkce poskytují zaměstnancům zážitek z praktického vzdělávání.

Organizátor může například uspořádat přednášku pro členy týmu a poté je rozdělit do skupinových místností, aby společně pracovali na úkolu. Zatímco budou účastníci pracovat na úkolu, může organizátor v každé ze skupinových místností ohlásit, kolik času jim zbývá. Poté může organizátor všechny skupinové místnosti uzavřít a všechny účastníky přesunout zpět do hlavní schůzky.

Konference

Konference se po celém světě přesunuly do virtuálního prostředí. Společnosti mohou skupinové místnosti v Teams uplatnit k tomu, aby při větších akcích vytvořily intimnější prostředí. Virtuální konference funguje velmi podobně jako konference s osobní účastí. Řečníci mohou prezentovat v hlavní zasedací místnosti a organizátoři pak mohou pro účastníky vytvořit skupinové místnosti, aby mohli klást doplňující otázky a pokračovat v konverzaci s přednášejícími. Organizátor může také přidělit moderátora, který bude udržovat konverzaci v chodu a dohlížet na splnění cílů. Po určité době může organizátor do skupinových místností odeslat oznámení o zbývajícím čase. Kromě toho mohou organizátoři otevřít všechny nebo jen určité místnosti, aby do nich účastníci mohli volně vstoupit a zapojit se do diskuse s řečníky.

V tomto případě poskytují skupinové místnosti účastníkům možnost efektivně se zapojit, spolupracovat a navazovat kontakty v menších skupinách.

Virtuální teambuildingové akce

Další možností využití skupinových místností v Teams je vytváření virtuálních teambuildingových akcí, které pomáhají posilovat pevné pracovní vztahy mezi zaměstnanci. Organizátoři mohou vytvářet různé místnosti pro teambuildingové aktivity a ručně přiřazovat účastníky. Mohou také účastníky automaticky promíchat a přidat je do místností. Jakmile účastníci dokončí zadané aktivity, mohou se vrátit na hlavní schůzku. Účastníci pak mohou sdílet své tabule a soubory ze skupinových místností a diskutovat o svých zkušenostech.

Podívejme se na jeden konkrétní příklad zábavné teambuildingové aktivity:

Virtuální chaty u kávy jsou společenské akce, jejichž cílem je budovat vazby mezi zaměstnanci. Úspěšný chat u kávy posílí pracovní vztahy, protože účastníci se navzájem poznají a vytvářejí si společné vzpomínky. Organizátoři mohou vytvořit různé místnosti podle témat a ručně do každé místnosti přiřadit 2–3 účastníky. Zde je několik témat, která je vhodné začlenit, a otázek, které lze ke každému tématu položit:

Téma: Profesní rozhled

• Jaký je váš oblíbený způsob práce? Dáváte přednost naprostému tichu, nebo vám k produktivitě pomáhá koncept open office?
• Jaké čtyři vlastnosti musí mít vaše pracovní prostředí nebo kultura, abyste se jako zaměstnanec cítili angažovaní?

Téma: Dosavadní profesní zkušenosti

• Kdybyste měli prožít svůj pracovní život znovu, v jakém okamžiku byste si vybrali jinou cestu, která by vás dovedla k většímu úspěchu a štěstí?
• Jaké tři věci byste změnili ve svém pracovním prostředí, aby z vás udělaly úspěšnějšího zaměstnance?

Téma: Osobní

• Kdybyste si mohli vybrat jakoukoli osobu, ať už žijící, nebo mrtvou, koho byste chtěli nejvíce napodobit?
• Když se podíváte na celý svůj život, nejen na ten pracovní, jaké jsou tři činnosti, kterým byste si přáli věnovat více času?

Networkingové akce

Skupinové místnosti v Teams můžete využít k pořádání virtuálních networkingových akcí, které lidem umožní pokračovat v budování osobní a profesní sítě prostřednictvím živých konverzací. Organizátoři mohou vytvořit tematické skupinové místnosti založené na různých částech odvětví a přivést do nich osobnosti z oboru nebo myšlenkové lídry. Dále mohou účastníky informovat o tom, kolik času jim zbývá, a to tak, že vyšlou do všech místností současně oznámení. Všichni účastníci obdrží oznámení do svých chatovacích boxů. Organizátoři pak mohou účastníky rychle přepojit do nové místnosti, aby navázali kontakty s dalšími lídry v oboru. Díky skupinovým místnostem se mohou účastníci lépe propojit a zvýšit pravděpodobnost, že jejich konverzace budou pokračovat i po skončení virtuální akce.

Akce zaměřené na rozmanitost a inkluzi

Organizace po celém světě zvyšují počet školení o rozmanitosti a inkluzi. Jednou z možností využití skupinových místností Teams jsou proto i akce zaměřené na diverzitu a inkluzi.

Organizátor může například rozdělit účastníky do různorodých skupin po 3–4 lidech a dát jim pokyn, aby společně vybrali obrázek, který reprezentuje rozmanitost a inkluzi, přičemž na něm ale nesmějí být žádní lidé. Takže účastníci musejí být maximálně kreativní.

Organizátor může do všech chatů odeslat oznámení, že na to, aby společně našli tento obrázek, mají účastníci 8 minut. Může být z internetu, z jejich kanceláře nebo z telefonu. Může to být i obrázek, který společně nakreslili. Organizátor může pokyny sdílet do všech místností současně. Všichni účastníci je obdrží do svých chatovacích boxů.

Pomocí funkcí skupinových místností v Microsoft Teams mohou účastníci mezi sebou rychle sdílet fotografie nebo pomocí funkce sdílené tabule společně nakreslit obrázek. Po uplynutí 8 minut může organizátor všechny skupinové místnosti uzavřít a vrátit účastníky do hlavní místnosti. Protože se všechny soubory z místností uloží, může mluvčí z každé skupinové místnosti společně s celým týmem obrázek nasdílet a všichni mohou hádat, proč byl vybrán zrovna tento. Mluvčí z týmu pak může volbu objasnit.