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資料備份超能力透過Keepit助力Microsoft 365數據安全

Tim KuoPresales consultant

An image of a server room with blue lights.

資料遺失的三大原因
為什麼Microsoft 的資料還原不能替代真正的備份
Entra ID被加密了!你該怎麼辦?
M365 和Entra ID 雙重備份效果更好為整個Microsoft 365 提供全面保護

Keepit為市場上Microsoft 365 備份覆蓋範圍最大的解決方案

Keepit於2007年成立，總部位於丹麥，目前全球有4個辦公室，台灣唯一全球合作夥伴，

並且專注在做SaaS資料保護的備份，全球超過5000家客戶。

大部分公司都有在使用Microsoft 365，但你可能不知道的是，其實有81% 的用戶，需要去還原他們損失的資料，這是為什麼呢？因為大家都擔心自己的重要資料被刪除，或是身為IT管理者，需要防範各種人為因素，導致企業內部Microsoft 365的資料遺失。而調查也顯示，只有15%的User，可以成功100%還原他們的資料，這時候就需要做資料備份。

使用Microsoft 365的客戶，常會有一個迷思，認為使用SaaS的服務，照理來說資料在雲端，應該是由廠商去幫忙代管，不太需要去備份，但其實這是一個錯誤的迷思，對於在整個雲端上面的資料，還是必須由使用者端自己做備份才能確保資料安全。

為什麼Microsoft365的資料還原不能替代真正的備份

Microsoft 365服務包含

訴訟保留：可回去引用過去保存的資料，未來有糾紛，可將這些資料在調出來，當作是一個佐證，但它並不是為備份或恢復而設計的，通常恢復1 封電子郵件需要 8-10 個複雜的步驟，將會讓後續成本增加。
歷程記錄：當資料被刪除時，可以在一定的時間內去還原，但無法還原數據、資料夾或就地封存，而Microsoft 365 所有版本都可能被勒索軟體加密，也沒有針對勒索軟體的保護，安全性不足。
回收桶：檔案有限制保留時間，若超時或再次到檔案內做刪除動作，則無法找回資料。

Exchange Online：
郵件刪除保留30天
行事曆物件保留120天
Teams: 頻道/團隊/群組保留30 天
OneDrive & SharePoint: 保留93天

微軟共同責任模式

在使用SaaS雲平臺服務時，合約裡面會帶到的內容。以廠商的立場來說，提供了這些服務，但在服務內的資料、身份、或是相關的data，都必須由企業內用戶自己做備份，而微軟也鼓勵使用者採用第三方備份服務去保護資料。

真實案例-惡意刪除

不滿的員工在離職前，刪除了 1,200 個 Microsoft 使用者帳戶，因為他是一個管理者，擁有權限可以刪除或者新增User資料。若這些資料都被刪除，將導致員工無法去存取內部的資料也無法使用電子郵件、連絡人清單、行事曆、文檔、目錄、影片和音訊會議，這個案例造成了該企業2天Downtime，復原成本超過 500,000 美元，無論是有意、無意間的錯誤或是惡意軟體，如果沒有受到保護，還原過程將是漫長、艱難和昂貴的。

真實案例-人為錯誤

某企業IT想去保留他們每個User的Teams資料，但在設定保留政策時，設定錯誤導致刪除了 145,000 個使用者的個人 Teams 聊天數據，事後開Helpdesk的Ticket跟微軟反應，請微軟協助找回資料，但得到的回覆是，雖然資料還在保留時間，但此數據是直接去做刪除，則聊天數據不可還原，並造成後續商業上的問題。

勒索軟體攻擊

大家常用的OneDrive，資料儲存在雲端，很多人會認為資料在OneDrive應該就安全，就不會被駭客勒索或入侵。但其實最新的駭客已經可以針對裡面的資料去做加密勒索。

OneDrive中的功能可以還原至少到500分鐘以前的歷程記錄，但最新勒索軟體可以連同整個歷程記錄都去做加密。所以無論怎麼還原，都還是處在加密的狀態，這是何時發生的問題，而不是是否發生。下一次攻擊會對您的公司造成什麼影響？

SaaS服務專門的備份解決方案

資料遺失的三大原因不外乎(1)人為錯誤28% (2)惡意刪除25% (3)第三方因素43%，為了因應以上問題，針對SaaS服務的備份，可以採用什麼樣的解決方案？像是過去可能使用過本地備份、或者是公有雲備份，會採用在Azure或者是GCP上面去開一個Storage去備份的資料，不管是本地備份或在功能上面的比較，都還是有些缺失。

在儲存資料時，會考量在還原的過程中，是否一個人可以順利還原，第二部分在於管理層面，像管理Server或者是本地備份機器的時候，需要花較多人力去管理，不管是在安全性或者在整個成本上的花費，甚至在整個業務中斷的情況，都還是有相當風險，畢竟是一台實體的Server在企業內部，若遇到地震火災，還是有可能會導致資料有遺失的風險。

像公有雲的備份，也相同開一個Storage去備份的資料。如果資料遺失要還原的時候，也是相對不容易。在公有雲上去訂閱一個Storage，不只是單純付儲存費用，還要去付它的流量傳輸費用，都是一些隱形的成本。

Keepit的優勢

Keepit是純SaaS服務為一個訂閱的服務，不太需要管理者一直去做維運，透過Portal去管理備份的內容。

一鍵還原
若Microsoft 365上資料受損或遺失，可直接通過Keepit平台去做一鍵還原
方便管理
過往企業倒入經驗只需半小時即可學會操作
安全性
擁有專屬獨立的資料中心，同時的是存在2個資料中心並擁有4份的資料存放在Keepit裡備份
無上限吃到飽
計價方式per month/per user

Keepit為市場上Microsoft 365備份覆蓋範圍最強大

在Microsoft 365中可以備份Exchange, OneDrive, SharePoint,Teams其中有一個強項，可以針對Teams的1:1 chat做備份，對於公司業務來說，很多機密性的資料都會在Teams聊天裡面去做溝通。而通常要去存取Teams裡面的資料，需要一天的時間去存取，微軟也會跟用戶去收取流量相關的費用，而 Keepit則全包含在內不會再收取額外費用。

另外數據視覺化平台Power BI也可以支援備份，而其它像Power Automate, Power Apps等未來也會陸續上線。

Entra ID 被加密了該怎麼辦?

過去名叫Azure AD而現在改名叫Entra ID，是使用者的身分識別，等同於Microsoft 365裡面的大腦，登入後才可授權使用Microsoft 365的服務，同時也會使用裡面的Singe sing on的服務去和系統做串接，登入其它資源時也會用這個帳戶做登入，若Entra ID無法登入將無法存取，就會導致大規模的停機時間，而您可能不曉得Entra ID 帳戶被洩露的機率是個人Microsoft 帳戶的50 倍。

大部分企業都會去做Azure AD的connect就是同步地AD的身份，抄寫到雲端的Azure AD裡，如果Entra ID的帳號被刪除，就再去做同步就好了？但其實某些服務是我們在本地AD是不存在的物件，比如說像是我們的角色、授權或是有些條件式存取政策、應用程式與服務主體等，那這些服務它並沒有包含在我們還原裡。

另外像硬刪除的物件，也就是當這個物件刪除時，無法做還原，像安全性群組、通訊群組，如果透過Intune去扣你的裝置啊這些Policy。其實也是包含在所謂的硬刪除物件，所以如果這些Policy這些政策都會做刪除的話，另外，軟刪除的物件在回收桶中僅保留30 天，已更改的物件無法從回收桶中還原若想做到完善的備份與還原，Keepit的Entra ID的優勢如下：