Een veilige Office 365 omgeving voor Bender Groep

Over de klant

Bender Groep is een detacheerder en opleider die zich richt op de zorg en het publieke domein. De organisatie koppelt professionals aan zorginstellingen, woningcorporaties, gemeenten en andere overheidsinstellingen. Bender Groep gaat daarbij uit van de kracht van échte aandacht voor cliënten en werkt vanuit de kernwaarden energie, inlevend, geluk, energie, ondernemend en resultaat.

De uitdaging

“De aanleiding om met SofwareOne in gesprek te gaan was dat we wilden overstappen van Google oplossingen naar Office oplossingen”, vertelt Van Bussel. “We zijn met meerdere partijen in gesprek gegaan, maar de conversie naar de Office-oplossing die SoftwareOne voorstelde en hun aanpak van het project sprak ons erg aan. Het was een flink traject waarin we te maken hadden met een aantal uitdagingen, maar we zijn erg te spreken over het eindresultaat. Nadat dit traject in september 2020 was afgerond, zijn we ons gaan richten op het security-vraagstuk. We hadden niet veel meer dan een virusscanner en een encryptietool. Natuurlijk wisten we dat dit mager was. Vooral omdat een overgroot deel van onze mensen op afstand werkt. Een deel van onze mensen heeft veel te maken met persoonsgegevens en gebruiken daarbij ook mobiele devices. We wilden er zeker van zijn dat de apparatuur, programmatuur en data waarmee zij werken daadwerkelijk goed zijn beschermd.” Opnieuw ging Bender Groep om tafel met SoftwareOne. Van Bussel: “Security is een veelomvattend vraagstuk dat je niet kunt oplossen met het implementeren van wat losse applicaties. Juist omdat het zo’n belangrijk thema is, wilden we graag bij dezelfde partij blijven. Onze vraag aan SoftwareOne was dan ook: hoe kunnen we de verankering van het gebruik van onze systemen verder verbeteren? Samen met de Solution Advisor Security van SoftwareOne hebben we de behoeften en wensen in kaart gebracht. Daarbij hebben we alle mogelijke risico’s goed verkend. Want wat bij security zeker van belang is, is dat er risico’s kunnen zijn waarvan je absoluut geen weet hebt. Dan is het fijn dat je op een partner kunt vertrouwen die deze kennis wel heeft.

De oplossing

SoftwareOne kwam samen met Bender Groep in een aantal slagen tot een set aan oplossingen. Van Bussel: “We hebben telkens gekeken naar de aard van de toepassing, de risico’s die relevant zijn en de oplossing die daar het beste bij past. Natuurlijk speelde financiën daar een rol in. De oplossingen moeten wel bedrijfseconomisch verantwoord zijn. Maar voor ons was beheersbaarheid ook een belangrijk punt. Het was essentieel om voor een route te kiezen die niet van onze medewerkers vroeg om met hun devices langs te komen op kantoor. Mede daarom hebben we ervoor gekozen om de oplossingen en aanpassingen in de apparatuur en programmatuur stapsgewijs toe te passen. Zo is telkens een steeds groter deel van onze apparatuur en programmatuur afgedekt. Die stapsgewijze aanpak had ook nog een ander voordeel. Doordat we telkens een laagje toevoegden en keken of het werkte, konden we bij de volgende stap makkelijk waar nodig nog een beetje bijstellen. Daardoor verliep het proces heel soepel.”

Uiteindelijk koos Bender Groep, in overleg met SoftwareOne, voor mail security die voorziet in antispam, anti-malware en Data Leak Prevention (DLP).

Alle in- en uitgaande mail gaat door een controle. Met de verbeterde Cloud Mail Gateway met Sandbox worden berichten en bijlagen gescand op gevoelige gegevens waardoor deze bij een bedreiging worden geblokkeerd of versleuteld. Ook kunnen medewerkers met een encryptietool zelf berichten versleutelen als deze gevoelige data bevatten. Medewerkers hebben nu bovendien een toegangscode nodig om bij hun apparatuur of applicatie te kunnen en voor het benaderen van programma’s wordt gevraagd om een twee-factor-authenticatie. Bovendien maakt Bender Groep nu enkel nog gebruik van de cloud. Mocht de cloud onverhoopt niet beschikbaar zijn dan biedt de oplossing een energy inbox waarmee de continuïteit geborgd blijft. Naast de securityoplossingen en bovenop de geïmplementeerde Office oplossingen heeft Bender Groep inmiddels ook nog diverse templates, een Back-upoplossing en e-mail signatures toegevoegd. SoftwareOne heeft met haar Security Professional Services de integratie tussen de mailsecurity oplossing en de third party e-mail signature oplossing op korte termijn en tot volle tevredenheid uitgevoerd. Momenteel werkt de organisatie met SoftwareOne aan containerisation van mailverkeer op mobiele telefoons.

Bender Groep is erg te spreken over de samenwerking met SoftwareOne. Van Bussel: “We zaten natuurlijk in een lastige tijd waardoor even samen sparren aan tafel niet mogelijk was. En dat is met deze complexe vraagstukken best een uitdaging. Maar we hebben samen goed werk kunnen leveren en we hadden absoluut vertrouwen in de samenwerking en het proces. Wat bovendien voor ons heel prettig werkt is dat SoftwareOne vendor onafhankelijk is waardoor de specialisten ons niet een bepaalde richting induwden. Daardoor waren we er zeker van dat we ook écht het beste advies kregen.”

We hebben afgesproken dat wanneer alle oplossingen volledig zijn uitgerold, we over een aantal maanden een security audit laten uitvoeren”, vult Van Bussel nog aan. “Daarmee willen we ons ervan verzekeren dat we geen belangrijke zaken over het hoofd hebben gezien. Dat past ook bij de aard van deze problematiek. De wereld is constant in beweging. En waar we nog kunnen verbeteren, doen we dat met het oog op de toekomst uiteraard graag.”