SoftwareOne zorgt met standaard oplossing voor groot gemak

Over de klant

Het onafhankelijke, Nederlandse kennisinstituut werkt aan slimme innovaties, oplossingen en toepassingen voor de samenleving. Dat doet ze in opdracht van organisaties en onderwijsinstellingen in binnen- en buitenland.

De uitdaging

Voor het kennisinstituut is het ondertekenen van documenten aan de orde van de dag. “Die documenten gaan langs meerdere personen, zowel intern als extern. Maar dat proces van ondertekenen verliep ontzettend omslachtig. We hadden daarbij een eigen ontwikkelde oplossing in elkaar geschroefd. Door onze handtekeningen in te scannen konden we ze wanneer nodig in documenten knippen en plakken. Om ze vervolgens digitaal op te sturen naar externe partijen voor ondertekening. Maar dat verliep alles behalve soepel. Regelmatig kwam het voor dat externe partijen niet digitaal konden ondertekenen waardoor documenten alsnog moesten worden geprint en per post opgestuurd.”

“Die werkwijze was niet alleen ingewikkeld en tijdrovend, maar ook juridisch niet waterdicht. Handtekeningen zijn nu eenmaal kwetsbaar en liggen gevoelig. Nog een extra reden om contact te zoeken met SoftwareOne was dat door corona het proces ook intern nog eens omslachtiger werd. Veel mensen werkten thuis waardoor het ook intern een uitdaging werd om alle handtekeningen rond te krijgen.” Langzamerhand ontstond bij het kennisinstituut de wens om documenten digitaal te kunnen ondertekenen. “SoftwareOne levert ons al meerdere jaren Adobe en Creative Cloud producten. Het was voor ons dus een logische keuze om met hen in gesprek te gaan over de beste oplossing.”

De oplossing

“Onze vraag aan SoftwareOne was afgebakend en helder. Met welk standaard product kunnen we het makkelijkst en best een ondertekeningsproces bewerkstelligen dat juridisch sluitend is en gemak en tijdswinst genereert? Natuurlijk wisten we zelf ook dat er meerdere producten op de markt zijn die ongeveer hetzelfde kunnen, maar we hoorden toch graag van een expert wat de beste optie was. SoftwareOne adviseerde ons te kiezen voor Adobe Sign. Het product doet precies wat we nodig hebben en sluit dus optimaal aan bij onze vraag. En een ander groot voordeel is dat we al veel met andere Adobe producten werken en Adobe Sign dus makkelijk te integreren is. De pilot is uitgerold voor twee van de zeven secretariaten. SoftwareOne heeft dit uitstekend begeleid. We hebben de juiste spullen gekregen en een uitgebreide uitleg en instructie gehad. Alle vragen die opkwamen wist SoftwareOne goed te beantwoorden. We gingen dan ook met vol vertrouwen aan de slag. ”

“Eigenlijk is iedereen meteen enthousiast. Adobe Sign werkt eenvoudig, is overzichtelijk en beheersbaar. Het is een goede aanvulling op de producten die we al hebben. Met Adobe Sign hebben we inzicht in het volledige ondertekeningsproces. Zo kunnen we zien wat de status van een document is, waar het ligt en wie de handtekeningen nog moeten zetten. Dat geeft overzicht en duidelijkheid. En natuurlijk levert het enorme tijdswinst op. Ik kan wel zeggen dat de pilot succesvol is dus het plan is Adobe Sign ook voor de andere vijf secretariaten uit te rollen. En aangezien corona voor een permanente verandering heeft gezorgd in de manier waarop we werken, verwacht ik dat we op termijn ook voor interne afdelingen Adobe Sign gaan uitrollen.”

Parallel aan Adobe Sign liep ook de vernieuwing van Acrobat licenties. “De uitdaging was hier om al onze mensen in het juiste contract te laten landen. Er zaten namelijk ook nog een aantal gebruikers in het oude contract die niet werden geaccepteerd in het nieuwe contract. Het was de kunst om uit te zoeken waar het probleem lag. SoftwareOne heeft ons hierbij ondersteund en voor versnelling gezorgd bij het oplossen van het probleem.”