Samen aan de slag?
Wil je advies om te optimaliseren? Of wil je hulp bij de strategie?
Samen aan de slag?
Wil je advies om te optimaliseren? Of wil je hulp bij de strategie?
Vaste licenties, meerjarige contracten? Steeds meer vendoren nemen afscheid van die methode en bewegen mee met de vraag vanuit gebruikers. Zij willen flexibel gebruik kunnen maken van software. Autodesk speelde hier al op in door over te stappen van kooplicenties en multi-user licenties naar named-user subscripties. Een paar maanden geleden is hier Flex aan toegevoegd. Deze Flex-licenties kunnen heel positief uitpakken voor je organisatie. Wat Autodesk Flex inhoudt en wat het je kan opleveren? Jolan Paauw gaat in dit blog hier verder op in.
Flex model
Het Autodek Flex model werkt met tokens. Je schaft een ‘bucket’ met tokens aan voor je gebruikers. Zodra een gebruiker inlogt, wordt voor het gebruikte product een x aantal tokens afgeschreven van het totaal. De ingelogde gebruiker kan het product dan 24 uur gebruiken tot de volgende afrekening. Een voorbeeld maakt het duidelijk: Gebruiker A logt om 15:00 uur op dag 1 in op AutoCAD. Er worden 7 tokens afgeschreven van het totaal. De gebruiker heeft nu toegang tot het product tot 14.59 uur op dag 2. Werkt de gebruiker langer door, dan worden om 15.00 uur op dag 2 weer 7 tokens afgeschreven.
Het Flex model is dus eigenlijk een soort strippenkaart die financieel heel interessant kan zijn voor gebruikers die af en toe een product nodig hebben. Maar Flex heeft nog meer voordelen waarmee je het volledige Autodesk contract kunt optimaliseren.
Dit kan het je opleveren
Doorgaans krijgt een gebruiker binnen een contract een licentie toegewezen. In die gebruikersgroep zitten ook vaak ZZP’ers, light-users en stagiaires. En hoewel je even de tijd moet nemen om te berekenen of het voordelig is dat een bepaalde gebruiker met tokens of subscripties werkt, kan het je veel opleveren. We maken het weer duidelijk met een voorbeeld.
Stel dat een gebruiker AutoCAD nodig heeft. Dit product kost op het moment van schrijven € 5.515,- voor een driejarige subscriptie. Kijk je naar Autodesk Flex dan kost het je 7 tokens per 24 uur. Schaf je een bucket met 5000 tokens aan, dan kost het je dus € 3,13 per token. Een gebruiker kan daarmee over een periode van 36 maanden 251,7 keer inloggen om break-even te draaien, 7 keer per maand dus. Maar het kan ook zijn dat een gebruiker een bepaalde periode intensief gebruikmaakt van een product. Werkt zo’n heavy-user 90 dagen aan een project en hij logt elke dag onder dezelfde voorwaarden als hierboven in, dan kost het je € 1.971,90. Veel minder dan dat je betaalt voor een licentie.
Maar let op: er is wel een uitdaging in de berekening. Doorgaans schaf je een nieuw product co-term aan naar de bestaande einddatum van het contract. Heeft een heavy-user in de laatste paar maanden van het contract een licentie nodig, dan kan het wél interessant zijn om een licentie co-term aan te schaffen. Bij de verlenging bepaal je dan of deze licentie komt te vervallen of doorloopt met de andere named-user licenties.
Een slimme combinatie van Premium Plan, Flex & subscripties
De combinatie tussen een Premium Plan, Flex token model en named-user subscripties is dé manier om je contract te optimaliseren. Premium Plan geeft alle benodigde inzichten in het gebruik, hoe vaak een gebruiker iets gebruikt en wat hij precies gebruikt. Zo kun je heel nauwkeurig berekenen of je een gebruiker moet toevoegen aan het Flex model of dat hij een subscriptie nodig heeft. Overigens heb je voor het gebruik van Flex geen Premium Plan nodig. Schaf je het wel aan over je subscripties, dan profiteer je van dezelfde voordelen.
We raden aan om eens per kwartaal het gebruik en de kosten te berekenen om een goed overzicht te houden van wie het beste bij welk contractmodel past. Door dit te doen zie je dat licenties veel vaker hergebruikt worden en dat de aanschaf van nieuwe licenties niet meer wordt dan noodzakelijk. Voor meerdere van onze klanten zien we een jaarlijkse trends van 10 tot wel 30% van de totale contractwaarde aan nieuwe licenties. Door bovenstaande combinatie kun je dit terug schalen naar 3 tot 7%.
Auteur
