Eén duidelijk overzicht
Inzicht in en beheer van software-inkoop, licenties en verlengingen
SoftwareOne klantreferentie
Een groot telecombedrijf verbetert zijn softwaresourcing- en portfoliobeheer met SoftwareOne
Lees hoe een Europese leverancier van telecommunicatie en ICT efficiënter werd in het inkopen en beheren van grote hoeveelheden software met behulp van SoftwareOne's Software Sourcing Services.
Een telecommunicatiebedrijf met een lange geschiedenis in Europa levert diensten aan miljoenen klanten. Het grote personeelsbestand gebruikt honderden applicaties voor verschillende bedrijfstaken, wat betekent dat het bedrijf honderden verschillende softwarelicentieovereenkomsten moet bijhouden - allemaal met verschillende voorwaarden en contractverlening termijnen. Met zo veel verschillende licenties om te beheren, had de organisatie vaak geen tijd om de licentieovereenkomsten voor eindgebruikers (EULA's) te bekijken voor het grote aantal transacties met een lagere waarde (bekend als long-tail spend). Dit betekende dat het bedrijf niet altijd potentiële risico's of mogelijkheden kon identificeren om het gebruik van verschillende soorten software te optimaliseren. Doordat het bedrijf EULA-controles uitvoerde, had het juridische team minder tijd voor andere belangrijke werkzaamheden. Daarnaast was het niet mogelijk softwarecontracten af te sluiten terwijl de interne controles plaatsvonden, waardoor eindgebruikers dus tijdelijk geen software konden aanschaffen en gebruiken voor essentiële dagelijkse bedrijfsactiviteiten.
90-dagen meldingen
Vóór de uiterste termijn van het verlengen van softwarelicenties
Verkeerslichtbeoordelingen
Een betere beoordeling van potentiële risico’s in licentieoverenkomsten voor eindgebruikers
- Klant
- Leverancier van telecommunicatie en ICT
- Branche
- Telecommunicatie
- Services
- Software Sourcing Services
Inefficiëntie bij de aanschaf van software
SoftwareOne ondersteunt de leverancier van telecommunicatie en ICT al een langere tijd bij het onderhandelen over contracten met leveranciers om de applicaties aan te schaffen die het bedrijf nodig heeft. SoftwareOne suggereerde dat het bedrijf de belangrijkste taken op het gebied van software lifecycle management kon verbeteren, dubbele en ongebruikte licenties kon elimineren, efficiënter gebruik kon maken van het interne personeel, risico's kon verminderen en kosten kon besparen door gebruik te maken van SoftwareOne's software sourcing diensten. Dat omvat ook SoftwareOne's eigen PyraCloud-platform voor geïntegreerd beheer van software-uitgaven. Het platform is vooral handig voor het bijhouden van licenties en uitgaven aan long-tail leveranciers. De gegevens in PyraCloud worden vervolgens gebruikt door het sourcing services-team van SoftwareOne om organisaties te helpen bij het volgen, beheren en optimaliseren van de software-uitgaven.
De aanbevelingen van SoftwareOne waren in lijn met de visie van de klant, wat betekende dat het werk kon beginnen met het transformeren van de manier waarop het bedrijf zijn grote hoeveelheid softwarecontracten inkocht en beheerde.
De business case voor transformatie
SoftwareOne begon te praten met verschillende service-eigenaren binnen de organisatie, van wie velen hun eigen softwarebudgetten hadden en onderhandelden over individuele softwareovereenkomsten met verschillende leveranciers. Deze service-eigenaren werkten samen met het SAM-team (Software Asset Management) van het bedrijf, dat een SAM-tool gebruikte om het beheer van de softwarelevenscyclus te ondersteunen, maar geen volledig overzicht had van de rechten en aankopen in het hele bedrijf.
Tijdens deze gesprekken ontdekte SoftwareOne dat verschillende gebruikers binnen de organisatie vaak contracten hadden met dezelfde leveranciers. In één geval betaalde het bedrijf bijvoorbeeld tientallen licenties voor hetzelfde stuk software in plaats van één licentie voor het bedrijf als geheel. Met een raamovereenkomst voor één enkele licentie kunnen organisaties doorgaans een lagere eenheidsprijs betalen voor de meeste soorten software.
Met behulp van deze kennis was SoftwareOne in staat om een business case op te stellen om het bedrijf te laten zien hoe het geld kon besparen en risico's kon verminderen door meerdere softwarecontracten te consolideren in één overeenkomst.
De implementatie van PyraCloud en andere veranderingen in hoe de software-inkoop georganiseerd was, vereiste een nieuwe manier van werken. Het duurde enkele maanden voordat SoftwareOne en de leiding van de organisatie de buy-in kreeg van de service-eigenaren. Nadat de dienstverlening van start was gegaan, heeft SoftwareOne verschillende workshops gegeven om het SAM-team van het bedrijf te begeleiden bij het gebruik van PyraCloud en om de interne inkoopprocessen af te stemmen op de Software Sourcing Services van SoftwareOne. Ook kregen gebruikers in de hele organisatie standaarddocumentatie over de nieuwe inkoopprocessen.
Kunnen we jou helpen?
Ontdek onze software en cloudinkoopoplossingen
Kunnen we jou helpen?
Ontdek onze software en cloudinkoopoplossingen
SoftwareOne hielp de organisatie om:
- Het gebruik van SAM-informatie te verbeteren door maandelijkse softwarerechtenrapporten te leveren voor aankopen via SoftwareOne.
- Overzicht te krijgen van de softwarerechten en deze te vergelijken met de geïnstalleerde en actief gebruikte software binnen het bedrijf.
- Efficiënt vaststellen van effectieve licentieposities en het ondersteunen van initiatieven voor het opnieuw in kaart brengen van benodigde licenties binnen het bedrijf.
Verbeterde productiviteit en licentiebewustzijn
Het bedrijf gebruikt de nieuwe inkoopprocessen nu meer dan twee jaar en heeft aanzienlijke voordelen ervaren van de transformatie. Het PyraCloud-platform van SoftwareOne biedt één enkel overzicht voor inzicht in en beheer van software-inkoop, licenties en verlengingen binnen de gehele organisatie. Het SAM-team kan direct toegang krijgen tot informatie over softwarerechten, de juiste service-eigenaren identificeren en de volledige geschiedenis van de softwarecontracten traceren.
Met behulp van de Renewal Manager van PyraCloud ontvangt het team ook automatische meldingen ruim voordat contracten aflopen en kan het in één oogopslag zien welke contracten de komende 90 dagen aflopen. Dit heeft een einde gemaakt aan een probleem dat vroeger vaak voorkwam in de organisatie, waarbij een service-eigenaar pas een dag of twee van tevoren ontdekte dat een licentie zou verlopen, wat leidde tot paniekerige pogingen om op tijd te verlengen.
Het bedrijf ontvangt ook begeleiding van SoftwareOne over de EULA-voorwaarden, met een verkeerslichtbeoordeling om aan te geven welke voorwaarden volledig aan hun eisen voldoen, welke nader moeten worden bekeken en welke niet zijn afgestemd op de behoeften van het bedrijf. Dit helpt het bedrijf om beter geïnformeerde beslissingen te nemen over de aankoop van software, en geeft een duidelijk beeld van potentiële risico's.
Met een gestandaardiseerd proces voor de inkoop en het beheer van software, kunnen de medewerkers van de organisatie hun tijd beter benutten, wat resulteert in een hogere productiviteit. Het bedrijf kan de door PyraCloud bijgehouden gegevens ook invoeren in zijn SAM-tool, waardoor zij kunnen overstappen op een geoptimaliseerde strategie voor contractverlengingsbeheer.
Het succes van de service is het resultaat van meer dan alleen goed geïmplementeerde technologie. Naast de sterke punten van het PyraCloud-platform ondersteunt SoftwareOne het bedrijf ook met kennisdeling; best practices, de uitgebreide expertise in Software Asset Management en ervaring binnen het landschap van softwareleveranciers. Door gebruik te maken van SoftwareOne's unieke mix van mensen, processen en technologie heeft het grote telecombedrijf met succes haar software sourcing en asset management getransformeerd.
Neem contact op met onze experts
Deel je uitdaging met SoftwareOne. Wij helpen je graag verder.
Neem contact op met onze experts
Deel je uitdaging met SoftwareOne. Wij helpen je graag verder.