2 Mio. USD Einsparung
bei Softwarelizenzen und Wartungskosten
SoftwareOne Case Study
Versorgungsunternehmen gewinnt Einblick in IT-Assets und baut Unternehmensarchitektur auf
Ein Versorgungsunternehmen hat mit dem Application Portfolio Management von SoftwareOne einen Überblick über seine IT-Anwendungen erhalten. Dadurch konnten im ersten Jahr 2 Millionen Dollar eingespart und eine Enterprise Architecture (EA) aufgebaut werden.
Das kanadische Unternehmen, das in der Stromerzeugung und -verteilung tätig ist, wollte ein besseres Verständnis aller Aspekte seines Geschäfts gewinnen. Das Unternehmen strebte Kosteneinsparungen an, wollte aber auch einen klaren Einblick in seine IT-Umgebung gewinnen, um besser zu verstehen, welche Anwendungen verwendet wurden, wer sie besaß und ob sie notwendig waren. Vor allem aber wollte das Unternehmen diese Informationen als Grundlage für die Einführung einer Enterprise Architecture (EA) im Unternehmen nutzen. Eine EA-Praxis hilft dem Unternehmen, eine IT-Infrastruktur zu schaffen, die mit den Geschäftszielen übereinstimmt, Einblicke zu gewinnen und Analysen zu ermöglichen, um die Ziele weiter zu definieren und zu verfeinern, und die dazu beitragen würde, eine strategische Vision für die Zukunft zu entwickeln.
17%
weniger Anwendungen
Volle Transparenz
über Softwareverbrauch und -kosten
- Kunde
- Kanadischer Energieversorger
- Branche
- Energiesektor
- Services
- Application Portfolio Management
Anwendungsportfolio im Fokus: Der Weg zu besseren IT-Entscheidungen
Das kanadische Versorgungsunternehmen wollte eine EA-Praxis entwickeln, um fundiertere, datengestützte Entscheidungen über seine IT-Umgebung treffen zu können. Dazu musste die bestehende Infrastruktur analysiert, die Anzahl und Nutzung der Anwendungen bewertet und Optimierungspotenziale identifiziert werden.
Ein besserer Einblick in das Anwendungsportfolio war entscheidend, um zu verstehen, welche Anwendungen vorhanden sind, welche Systeme genutzt werden, welche Kosten entstehen und welche ungenutzt bleiben. Darüber hinaus wollte das Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf sein Portfolio, um ein Capability-Modell zu erstellen, Strukturen zu optimieren und eine Rationalisierungsanalyse mit Hilfe einer EA-Praxis durchzuführen.
Dabei wurden Überschneidungen und veraltete Systeme identifiziert, die über Jahrzehnte gewachsen waren. Neben der Einführung der EA-Praxis war es das Ziel, Kosten zu senken und das Portfolio für eine mögliche Cloud-Migration zu optimieren.
Ein großes Beratungsunternehmen wurde mit der Umsetzung beauftragt. Nach einem Jahr und Investitionen in Höhe von 1 Mio. USD wurden jedoch keine nennenswerten Fortschritte erzielt.
Integrierte Arbeitsweise führt zum Erfolg
Nach einem Jahr ohne Fortschritt suchte das Versorgungsunternehmen nach einer Lösung. Es wandte sich an SoftwareOne, um bessere Einblicke in seine IT-Umgebung zu gewinnen, Kosten zu senken, Optimierungspotenziale zu nutzen und eine EA-Praxis aufzubauen. SoftwareOne entwickelte dafür einen zweistufigen Ansatz.
Phase 1: Zunächst wurde eine vollständige Bestandsaufnahme aller Anwendungen durchgeführt und ein Business-Capability-Modell erstellt. Anschließend analysierte SoftwareOne die Nutzung der Anwendungen, prüfte ihre Notwendigkeit und identifizierte doppelte Systeme, die ohne negative Auswirkungen abgeschaltet werden konnten. Zudem wurden die Anwendungen priorisiert – je nachdem, wie einfach sie stillgelegt werden konnten und welchen Nutzen dies bringen würde. Die Empfehlungen wurden mit dem Unternehmen validiert.
Phase 2: In dieser Phase begannen strategische Gespräche über die künftige Ausrichtung der IT-Landschaft. Die Verantwortlichen für bestimmte Anwendungen und Geschäftsbereiche wurden einbezogen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Das Ziel war es, schnell umsetzbare Verbesserungen zu identifizieren, komplexere Fälle gezielt anzugehen und die Optimierung oder Stilllegung von Anwendungen ohne Geschäftsunterbrechungen vorzunehmen. Der Schwerpunkt lag zunächst auf der Katalogisierung und Optimierung der Anwendungen. Erst gegen Ende des Prozesses wurde das tatsächliche Einsparpotenzial erfasst. Schließlich folgte die Implementierung von ServiceNow APM, inklusive der dazugehörigen Tools und Prozesse. Vom Start der Planung bis zur vollständigen Einführung von ServiceNow dauerte das Projekt insgesamt rund drei Jahre.
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Erzielte Geschäftsvorteile:
- Vermeidung unnötiger Softwarelizenzkosten: Durch das Application Portfolio Management wurden überflüssige Anwendungen identifiziert und eliminiert.
- Erhöhte Transparenz der IT-Landschaft: Bessere Einblicke in Anwendungskosten und Nutzung ermöglichten fundierte Entscheidungen.
- Gesunkene Wartungskosten: Die Stilllegung unnötiger Anwendungen und Hardware reduzierte den Wartungsaufwand und sparte Ressourcen.
- Optimierte IT-Umgebung zur Unterstützung der EA-Praxis: Eine vollständige Katalogisierung und Analyse der Anwendungen schuf die Grundlage für strategische Optimierungen.
- Implementierung von ServiceNow: Einführung von ServiceNow APM und nachhaltigen APM-Prozessen zur langfristigen Verwaltung der IT-Assets.
Versorgungsunternehmen realisiert Einsparungen und stärkt sein Wachstum
Durch die enge Zusammenarbeit in einem integrierten Team entwickelte SoftwareOne ein tiefes Verständnis für das Geschäft des Versorgungsunternehmens und baute eine starke Beziehung zu den Stakeholdern auf. Dank dieser Agilität konnten bereits im ersten Jahr Einsparungen in Höhe von 2 Mio. USD erzielt werden, hauptsächlich durch die Stilllegung nicht mehr benötigter Anwendungen.
Die Einsparungen resultierten hauptsächlich aus geringeren Softwarelizenz- und Wartungskosten, aber auch aus schwer quantifizierbaren Faktoren. So konnten beispielsweise die Infrastrukturkosten durch die Abschaltung von Servern gesenkt werden, die durch die Stilllegung nicht mehr benötigter Anwendungen überflüssig geworden waren.
Die Optimierung beschränkte sich nicht nur auf interne Systeme. SoftwareOne identifizierte auch kundenorientierte Anwendungen, die abgeschaltet oder optimiert werden konnten, darunter Billing & Credit Management, Vertragsmanagement, Projektunterstützung und CRM-Systeme. Viele dieser Maßnahmen waren langfristige Projekte mit hoher Komplexität. Das Ziel bestand nicht nur darin, die Anzahl der Anwendungen zu reduzieren, sondern sie zu konsolidieren und zu integrieren, um eine schnellere und bessere Kundenerfahrung zu ermöglichen.
Das Unternehmen hat sein Ziel eines schlanken Anwendungsportfolios erreicht, das nun in seine EA-Praxis integriert ist und fundiertere Geschäftsentscheidungen unterstützt. Das Unternehmen konnte mehr als 17 % der zuvor genutzten Anwendungen einsparen und somit unnötige Kosten eliminieren. Darüber hinaus profitierte das Unternehmen von einem kontinuierlichen Wissenstransfer, der durch die jahrelange enge Zusammenarbeit mit SoftwareOne entstanden ist.
Mit der erfolgreichen Implementierung von ServiceNow APM und den damit verbundenen APM-Prozessen stellt das Unternehmen sicher, auch in Zukunft Best Practices im Application Management zu verfolgen und effizient zu agieren.
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