Das Applikations-Portfolio optimieren? Aber es funktioniert doch alles?

Was ist eine „historisch gewachsene Anwendungslandschaft?“

Oft wird im Zusammenhang mit dem Applikations-Portfolio eines Unternehmens von einer historisch gewachsenen Anwendungslandschaft gesprochen. Was ist damit gemeint?
So bezeichnet man die Summe aller Softwareanwendungen in einem Unternehmen, die im Laufe der Zeit entstanden ist – meist zur jeweiligen Zeit aktuellen Bedarfen und Anforderungen folgend, aber ohne jegliche, klare strategische Planung. Charakteristisch für solche Anwendungslandschaften sind Vielfalt, Komplexität und das Vorhandensein von Legacy-Systemen. Die Landschaft kann darüber hinaus heterogen sein – das heißt, diverse verschiedene Plattformen und Technologien umfassen.

Wenn alles funktioniert? Warum sollte man das Portfolio dann „in die Hand nehmen“?

Natürlich ist die Versuchung groß, alles, was noch in irgendeiner Form seinen Zweck erfüllt, so zu belassen, wie es ist. Das ist leider in diesem Zusammenhang gefährlich kurz gedacht! Ein veraltetes Software-Portfolio kann eine Vielzahl von Risiken und Nachteilen mit sich bringen: 

Kompatibilitätsprobleme: Ältere Software-Versionen können möglicherweise nicht mit neuen Betriebssystemen, Anwendungen oder Hardware-Plattformen kompatibel sein. Dies kann zu Funktionsstörungen, Leistungsproblemen und Inkompatibilitäten führen, die die Produktivität beeinträchtigen und zusätzliche Kosten verursachen können.

Fehlende Funktionen und Unterstützung: Veraltete Software-Versionen bieten oft nicht die neuesten Funktionen, Verbesserungen oder Leistungsverbesserungen, die in aktuellen Versionen verfügbar sind. Darüber hinaus können Unternehmen möglicherweise keinen Support oder keine Wartung mehr für veraltete Software erhalten, was zu Problemen bei der Fehlerbehebung, dem technischen Support und der allgemeinen Betriebsunterstützung führen kann.

Regulatorische Non-Compliance: In einigen Branchen und Regionen gibt es gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen, die regelmäßige Software-Updates und Sicherheitspatches erfordern. Unternehmen, die veraltete Software verwenden, riskieren, gegen diese Vorschriften zu verstoßen, was zu rechtlichen Problemen, Bußgeldern und Reputationsverlusten führen kann.

Eingeschränkte Leistung und Effizienz: Veraltete Software kann die Leistung und Effizienz von Unternehmensprozessen beeinträchtigen. Sie kann langsam laufen, häufig abstürzen oder unzuverlässig sein, was zu Unterbrechungen, Ausfallzeiten und Frustration bei den Benutzern führt. Dies kann sich negativ auf die Produktivität, Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit auswirken.

Höhere Gesamtkosten: Obwohl die sofortigen Kosten für den Kauf oder die Aktualisierung von Software möglicherweise niedriger sind, können die langfristigen Kosten für die Verwendung veralteter Software erheblich sein. Diese können Wartungsgebühren, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, Ausfallzeiten, Datenwiederherstellungskosten und potenzielle Strafen für Non-Compliance umfassen.

Es geht in unserem Zusammenhang eher um die kaufmännische Seite von Applikationen, aber der Aspekt Sicherheitsrisiken sollte hier am Schluss dennoch nicht unerwähnt bleiben: Veraltete Software-Versionen enthalten oft bekannte Sicherheitslücken, die von Hackern ausgenutzt werden können. Ohne regelmäßige Updates und Patches sind Unternehmen anfällig für Cyberangriffe, Datenlecks und andere Sicherheitsverletzungen. Die Folgen hinsichtlich Kosten, vor allem aber der Reputation können unabsehbar sein!

Die schnelle und doch nachhaltige Lösung: Ein aktives Application Portfolio Management

Um diese Risiken zu minimieren, ist es wichtig, ein aktives Application Portfolio Management (APM) zu implementieren, das regelmäßige Überprüfungen, Aktualisierungen und Modernisierungen der Softwarelandschaft eines Unternehmens umfasst. 

Das wird Geld kosten – aber nur durch die Investition in aktuelle und unterstützte Software können Unternehmen ihre Sicherheit verbessern, ihre Effizienz steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit aufrechterhalten. Tätigen sie diese Investition jedoch, nehmen sie „ihr Applikations-Portfolio in die Hand“ und profitieren dann in der Folge von diesen Vorteilen: 

Transparenz und Übersicht: Eine der grundlegenden Funktionen von APM besteht darin, eine klare und umfassende Übersicht über die Anwendungslandschaft eines Unternehmens zu schaffen. Durch die Katalogisierung und Dokumentation aller vorhandenen Anwendungen, einschließlich ihrer Funktionen, Nutzung, Abhängigkeiten und technischen Spezifikationen, erhalten Unternehmen eine transparente Sicht auf ihre IT-Umgebung.

Effektive Ressourcennutzung: APM ermöglicht es Unternehmen, die Nutzung ihrer Ressourcen zu optimieren, indem sie identifizieren, welche Anwendungen unter- oder übernutzt werden. Durch die Analyse von Nutzungsmustern und Leistungsmetriken können Unternehmen Ressourcen effektiver zuweisen und Engpässe oder Überkapazitäten eliminieren.

Risikomanagement: Durch die systematische Überwachung und Bewertung von Anwendungen hilft APM Unternehmen, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit ihren IT-Systemen zu identifizieren und zu bewerten. Dies umfasst Sicherheitsrisiken, Compliance-Verstöße, Abhängigkeiten von veralteter Technologie und Ausfallszenarien. Durch proaktive Maßnahmen können Unternehmen Risiken minimieren und ihre IT-Systeme besser schützen.

Kostenoptimierung: Ein wesentlicher Nutzen von APM liegt in der Identifizierung von Einsparungspotenzialen und Kostenoptimierungsmöglichkeiten innerhalb des Anwendungsportfolios. Durch die Eliminierung redundanter, veralteter oder wenig genutzter Anwendungen sowie die Konsolidierung von Systemen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Darüber hinaus ermöglicht APM eine bessere Kontrolle und Prognose von IT-Ausgaben, indem es Unternehmen dabei unterstützt, Budgets effektiver zu planen und zu verwalten.

Strategische Ausrichtung: APM hilft Unternehmen dabei, ihre IT-Strategie und ihre Anwendungslandschaft besser auf die geschäftlichen Ziele und Anforderungen auszurichten. Durch die Identifizierung von Anwendungen, die zur Unterstützung strategischer Initiativen beitragen, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Investitionen die Unternehmensziele bestmöglich unterstützen. Darüber hinaus ermöglicht APM eine kontinuierliche Bewertung und Anpassung der Anwendungsstrategie, um sich verändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Agilität und Innovation: Durch die effektive Verwaltung des Anwendungsportfolios können Unternehmen agiler werden und Innovationen fördern. APM unterstützt Unternehmen dabei, schnell auf neue Geschäftsanforderungen zu reagieren, indem sie neue Anwendungen einführen oder bestehende Anwendungen anpassen oder erweitern. Dies ermöglicht es Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und Innovationen voranzutreiben.

Bessere Entscheidungsfindung: APM liefert datengestützte Einblicke, die Unternehmen bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Durch die Analyse von Leistungsdaten, Nutzungsstatistiken, Kosteninformationen und anderen relevanten Metriken können Unternehmen fundierte Entscheidungen darüber treffen, in welche Anwendungen investiert werden soll, welche abgekündigt werden und welche neuen Technologien oder Plattformen implementiert werden sollen.

Insgesamt trägt das Application Portfolio Management dazu bei, die Anwendungslandschaft eines Unternehmens effizienter, sicherer und besser ausgerichtet auf die geschäftlichen Anforderungen zu gestalten. Durch die Schaffung von Transparenz, die Optimierung von Ressourcen, die Minimierung von Risiken, die Senkung von Kosten und die Förderung von Innovationen unterstützt APM Unternehmen dabei, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und ihre Geschäftsziele effektiver zu erreichen.

APM macht Sinn. Wie aber soll man diese Art der Optimierung umsetzen?

Bewährt hat sich in der Praxis Analyse der Software gemäß der 6R-Methode. Was sind die 6Rs? Hier folgt eine Auflistung der sechs gängigsten Optionen zur Optimierung: 

1. Rehosting (Umzug): Oft als "Lift and Shift" bezeichnet, bedeutet dies, dass Anwendungen ohne Änderungen von einer On-Premises-Umgebung in die Cloud verlegt werden.
2. Replatforming (Plattformänderung): Hierbei werden minimale Änderungen an der Anwendung vorgenommen, um sie besser für die Cloud zu optimieren. Zum Beispiel könnte die Datenbank einer Anwendung so angepasst werden, dass sie einen verwalteten Datenbankdienst der Cloud nutzt, während der restliche Teil der Anwendung größtenteils unverändert bleibt.
3. Repurchasing (Neukauf): Dies bedeutet den Wechsel zu einer neuen Produktlösung, oft einer SaaS-Plattform (Software as a Service). Beispielsweise könnte ein Unternehmen von einem lokalen CRM-System zu einer Cloud-basierten CRM-Lösung wie Salesforce wechseln.
4. Refactoring / Re-architecting (Umstrukturierung / Neugestaltung): Dies ist eine tiefgreifende Änderung, bei der Anwendungen umgeschrieben oder vollständig neugestaltet werden, um sie Cloud-nativ zu machen. Dies kann notwendig sein, um vollständig von erweiterten Cloud-Funktionen wie Skalierbarkeit, Flexibilität und hoher Verfügbarkeit zu profitieren.
5. Retire (Stilllegung): Hier entscheidet man sich, bestimmte Teile der IT-Infrastruktur oder Anwendungen, die nicht mehr benötigt werden, außer Betrieb zu nehmen. Dies hilft, die Komplexität zu reduzieren und Kosten zu sparen.
6. Retain (Beibehaltung): In manchen Fällen entscheiden sich Unternehmen dafür, bestimmte Anwendungen oder Workloads vorerst nicht zu migrieren. Das kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein, etwa wenn die Anwendung zu spezifisch ist oder rechtliche bzw. regulatorische Anforderungen eine Cloud-Migration nicht zulassen.