Dass Software in der digitalen Geschäftswelt eine entscheidende Rolle für den Erfolg spielt, ist unbestritten. Auch, dass ein effizientes IT Asset Management, kurz ITAM, dazu von entscheidender Bedeutung ist: Schließlich stehen Unternehmen jeder Größe und Branche vor der Herausforderung, etwa ihre Softwarelizenzen und Verträge optimal zu verwalten, um Compliance sicherzustellen, Kosten zu kontrollieren und Risiken zu minimieren. Tools spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Sie kommen aber nur dann optimal zum Tragen, wenn sie alle grundlegenden Faktoren des ITAM unterstützen. Dieser Blog beschäftigt sich mit der Wechselwirkung zwischen Tools und diesen grundlegenden Faktoren – den „fünf Säulen“ des ITAM, bekannt auch als STACK-Model: Skalierbarkeit, Transparenz, Automatisierung, Compliance und Kostenkontrolle.
Unternehmen sehen sich einer sich ständig ändernden Geschäftswelt gegenüber. Sie müssen in der Lage sein, sich flexibel an neue Anforderungen anzupassen. Dies gilt auch für das Lizenz- und Vertragsmanagement. Möglich wird die notwendige Anpassung durch Toolbasierte ITAM-Lösungen. Diese bieten die Grundlagen für einen langfristigen Erfolg:
Damit können sich Unternehmen voll auf ihr strategisches Wachstum konzentrieren, ohne sich über manuelle Verwaltungsprozesse Gedanken machen zu müssen.
Traditionelle, manuelle Ansätze im Lizenz- und Vertragsmanagement können die Skalierbarkeit eines Unternehmens hingegen behindern. Wenn Unternehmen wachsen oder sich verändern, kann es schwierig sein, manuelle Prozesse anzupassen und auf dem neuesten Stand zu halten.
Transparenz und Übersichtlichkeit sind Eckpfeiler eines erfolgreichen Lizenz- und Vertragsmanagements. ITAM-Tools bieten Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Softwarebestand präzise zu verfolgen und zu verwalten. Die Transparenz, die durch diese Tools erreicht wird, führt zu einer optimierten Lizenznutzung, minimiert Compliance-Risiken und ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen im Hinblick auf Softwarelizenzen und Verträge zu treffen. ITAM-Tools agieren als ein zentrales Repository für alle Softwarelizenzen, Verträge und Nutzungsrechte. Durch die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen, wie zum Beispiel Inventarisierungsdaten, Einkaufsdaten und Nutzungsstatistiken, ermöglichen ITAM-Tools eine ganzheitliche Sicht auf die Softwarelandschaft.
Ohne geeignete Tools zur Unterstützung des Lizenz- und Vertragsmanagements stehen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen. Die Softwarelandschaft in modernen Organisationen kann komplex und vielfältig sein, mit einer Vielzahl von Softwareanwendungen, Versionen und Lizenztypen. Manuelle Ansätze zur Verfolgung dieser Informationen sind nicht nur zeit- und ressourcenintensiv, sondern bergen auch ein erhöhtes Risiko menschlicher Fehler. Die Konsequenzen von ungenauen oder fehlenden Informationen sind oftmals Compliance-Verstöße, die dann empfindliche finanzielle Sanktionen nach sich ziehen.
Die Automatisierung von Prozessen im Lizenz- und Vertragsmanagement ist ein entscheidender Schritt zur Steigerung der Effizienz und zur Reduzierung von manuellen Arbeitsaufwänden. Diese Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, zeitaufwändige, fehleranfällige Aufgaben zu eliminieren und sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.
Traditionell haben viele Unternehmen Lizenz- und Vertragsmanagementprozesse manuell durchgeführt. Dies umfasst Aufgaben wie die Überwachung von Lizenznutzung, die Verfolgung von Vertragsverlängerungen und die Handhabung von Software-Updates. Diese manuellen Prozesse sind jedoch anfällig für Fehler, da sie von menschlichen Faktoren abhängig sind. Zudem können sie zeitaufwändig sein und wertvolle Ressourcen binden, die in anderen Bereichen besser genutzt werden könnten.
Die Gewährleistung der Compliance bei Softwarelizenzen und Verträgen ist ein grundlegender Aspekt des erfolgreichen Lizenz- und Vertragsmanagements. In einer zunehmend regulierten Geschäftsumgebung sind Unternehmen gefordert, sicherzustellen, dass sie die Nutzungsbedingungen ihrer Softwarelizenzen genau einhalten, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren. Die Nichtbeachtung von Nutzungsrechten kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Unternehmen laufen Gefahr, rechtlichen Schritten, finanziellen Sanktionen, Reputationsschäden und operativen Störungen ausgesetzt zu sein. Ohne klare Transparenz über ihre Lizenzverpflichtungen können Unternehmen leicht versehentlich Compliance-Verstöße begehen, sei es durch Überlizenzierung oder durch die Nutzung von Software außerhalb der vertraglichen Bedingungen.
ITAM-Tools unterstützen Unternehmen dabei, die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sicherzustellen, indem sie detaillierte Verfolgung ermöglichen, automatische Benachrichtigungen bieten und interne Audits unterstützen. Diese Tools tragen dazu bei, das Risiko von Überlizenzierung zu minimieren und eine frühzeitige Erkennung von Compliance-Risiken zu ermöglichen, was wiederum dazu führt, dass Unternehmen in Übereinstimmung mit den vertraglichen Bedingungen agieren und rechtliche und finanzielle Konsequenzen vermeiden können.
Die effektive Kontrolle von Kosten und die Realisierung von Einsparungen sind für Unternehmen - insbesondere im Bereich des Lizenz- und Vertragsmanagements - unerlässlich. Toolbasierte ITAM-Lösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Lizenzkosten zu optimieren und unnötige Ausgaben zu reduzieren. Durch die Vermeidung von Überlizenzierung, die Optimierung von Lizenzkäufen und die Rationalisierung von Verträgen tragen die Tools dazu bei, erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen und das finanzielle Management im Unternehmen zu verbessern.
Die Komplexität der modernen Softwarelandschaft macht es für Unternehmen oft schwierig, den Überblick über ihre Lizenzkosten zu behalten. Überlizenzierung, doppelte Lizenzkäufe und die Nutzung von teureren Lizenzen als notwendig können zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.
Das STACK-Modell ist, wenn man so will, ein in sich geschlossenes Konzept eines effizienten IT Asset Managements. Das Ergebnis ist jedoch nur so gut, wie die Umsetzung aller Teile. Keine der „fünf Säulen“ trägt ein System für sich alleine. Daraus ergibt sich auch die Bedeutung des geeigneten Tools.
Welches Tool aber ist für welches Unternehmen geeignet?
Um sich auf dem Markt zurecht zu finden, bedarf es fundiertem Know-how und langjähriger Expertise. Die ITAM-Experten von SoftwareONE verfügen über beides und freuen sich jederzeit auf ein Gespräch mit Ihnen.
ITAM bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Software- und Cloud-Bestände, verhindert ausufernde Kosten, verringert Compliance- und Sicherheitsrisiken und optimiert die Lizenznutzung.
ITAM bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Software- und Cloud-Bestände, verhindert ausufernde Kosten, verringert Compliance- und Sicherheitsrisiken und optimiert die Lizenznutzung.
