Application Portfolio Consolidation: Warum man bei den Anwendungen hin und wieder gründlich aufräumen sollte

Frage: „Stephan: „Wo genau liegt bei einem Applikations-Portfolio die Herausforderung? 

SV: „Ich vergleich das gerne mit dem Becher oder, wie man in Bayern sagt, dem Haferl für Kaffee und dessen, in Anführungsstrichen „Lifecycle“ im Küchenschrank.  
Den Prozess kennt in der einen oder anderen Form, glaube ich, jeder. Also: Zwei Personen gründen einen gemeinsamen Haushalt. Beide haben Tassen aus ihrem Single-Leben. Die fliegen raus, ein nagelneues Tassen-Set wird gekauft. Die Familie wächst. Das Zeug wird jeden Tag benutzt – es geht hier und da mal ein Becher kaputt – es kommen aber auch ständig neue dazu: Werbetassen aus der Firma, Glühwein-Becher vom Weihnachtsmarkt, die als witziges Geschenk erhaltene Riesen-Tasse mit der Aufschrift: „Kaffeetrinken bringt Verstand, drum füll die Tasse bis zum Rand“ und so weiter und so fort…“.  

Frage: „…und Vaters Lieblings-Tasse. War schon 400-mal in der Spülmaschine, hat kein Dekor mehr, dafür Macken, darf aber bloß nicht entsorgt werden.“ 

SV: „Genauso ist es. Irgendwann aber ist der Schrank voll – oder, anders ausgedrückt: In der kleinen Küche ist die wertvolle Ressource „Küchenschrank“ komplett blockiert. Hinten im Fach wird der Raum dabei von Tassen beansprucht, aus denen schon seit Jahren niemand mehr getrunken hat. Weiter vorne ist dafür leider kein einziger Becher mehr vorhanden, aus dem man einem Gast Kaffee anbieten möchte.“ 

Frage: „Ich weiß, worauf Du hinauswillst: Es werden veraltete oder redundante Lösungen bei eher fraglichem Nutzen vorgehalten und damit Ressourcen verschwendet?“ 

SV: „Das ist der Punkt - und das ist auch die Überleitung zum Applikations-Portfolio, wie es sich in der Realität der meisten Unternehmen darstellt: Irgendwann begann man auch hier in der Regel bei einem Punkt Null – so wie im Beispiel mit dem nagelneuen Tassen-Set. Kommerzielle Standard-Softwareprodukte der großen Hersteller wurden installiert. Das Portfolio war homogen, oder, anders ausgedrückt, konsolidiert. Der Idealzustand währte aber nicht lange. Es kamen immer neue Anforderungen. Freeware und Open-Source-Software wurden installiert. Das reichte nicht aus – für gewisse Bereiche mussten individuelle Software-Lösungen intern oder extern entwickelt werden. Und das war nur die quasi alte, die On-Premises-Welt. Mit der digitalen Transformation kam die Cloud – mit ihr immer mehr Applikationen, die so gut wie jeder Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte nach seinem Belieben anschaffen konnte.  Die Unternehmen verwenden heute in der Regel eine wilde Mixtur von Anwendungen – heißt:  Das Portfolio an Software und Cloud-Services ist komplex und wird immer noch komplexer.“ 

Frage: „Ist das eigentlich ein Problem, solange alle Business Anforderungen irgendwie erfüllt werden können?“ 

SV: „Das Wort „irgendwie“ sagt in diesem Zusammenhang eigentlich alles. Parallel zur vermeintlich funktionierenden IT-Landschaft entstehen unter der Oberfläche dabei leider schnell Baustellen - nämlich technische, rechtliche und kaufmännische Risiken.  
Dazu nur ein Stichwort: Schatten-IT. Dadurch, dass einzelne Mitarbeiter, wie schon gesagt, mittlerweile selbst kaufen, was sie wollen, ohne die IT zu involvieren, tappt man dort hinsichtlich der eigenen IT-Umgebung nicht selten vollkommen im Dunkeln.“ 

Frage: „Also wissen viele Unternehmen gar nicht, welche Software sie eigentlich besitzen?“ 

SV: „Zwei Zahlen dazu: 92 % der Unternehmen kaufen Multi-Cloud-Lösungen, die wenigsten aber haben überhaupt eine klare Strategie oder einen Migrationsplan – oft existieren zudem keinerlei klare Regelungen für Cloud-Ausgaben.  
Das Resultat sind unnötige Anschaffungen und damit verschleudertes Budget. Es wird geschätzt, dass rund 33% der Ausgaben für die Cloud schlichtweg verschwendet sind. Es müssen hier effiziente Kontrollmechanismen geschaffen werden, sonst können Kosten und Risiken leicht außer Kontrolle geraten.“ 

Frage: „Wie können solche Mechanismen implementiert werden?“ 

SV: „Das ist eine sehr umfangreiche Aufgabe: Es geht schließlich darum, sämtliche technischen Schulden, die Komplexität und die Betriebsrisiken innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu minimieren. Dazu ist fundierte Expertise im Bereich des IT Asset Managements, kurz ITAM, erforderlich - etwa hinsichtlich Governance sowie einer Verbesserung von Organisation und Prozessen.“  

Frage: „Welche konkreten Maßnahmen sind dafür notwendig?“  

SV: „Ein zielgerichtetes Vorgehen muss mit einer exakten Bestandsaufnahme sämtlicher Software, aller Business Applications und der zugrunde liegenden Infrastruktur-Software im gesamten Unternehmen beginnen. Da ist schon einmal ein dickes Brett! 

Doch nur mit dieser Identifizierung – also, anders ausgedrückt, mit der so hergestellten Transparenz ist es dann möglich, die ideale Konsolidierungs- und Rationalisierungsstrategie zu ermitteln und so am Ende auch wirklich am Ziel eines konsolidierten, optimierten Anwendungsportfolios anzukommen. Mit alle Vorteilen, die sich daraus ergeben: Reduzierung der Kosten, Standardisierung der Technologie, Steigerung der Effizienz, Konsolidierung der Applikationen durch Außerdienststellung von redundanten Lösungen, Reduzierung der Komplexität, Neugestaltung von Geschäftsprozessen, Anwendungskonsolidierung sowie Standardisierung der technischen Architektur und, last but not least: Der Minderung von Risiken jeder Art.“ 

Frage: „Das erscheint wie, gelinde gesagt, eine Herkulesaufgabe. Um ihr Anwendungsportfolio zu konsolidieren, müssen Unternehmen in jedem Fall enorme Ressourcen aufwenden? 

SV: „Das ist richtig – ich sprach ja von der Komplexität des Themas. Fehlt hier zudem die Expertise, kann man sich bei einer Konsolidierung schnell mehrfach in die falsche Richtung bewegen – dann wird auch die im Prinzip richtige und vor allem notwendige Maßnahme selbst zum Risiko für das gesamte Unternehmen. 
Immer mehr Organisationen sehen das Anwendungsportfolio-Problem ebenso wie ihre unzulänglichen, eigenen Möglichkeiten inzwischen ganz genau und holen versierte Experten mit ins Boot.  
So wie die Experten für Application Consolidation innerhalb des ITAM-Teams und aus dem Application Development Team von SoftwareOne: Dahinter stehen mehr als 30 Jahre Erfahrung auf allen Gebieten des Software Managements, der Einführung und Optimierung von Software Asset Management Implementationen sowie der Strukturierung und Konsolidierung des Software Portfolios von Unternehmen. Wir haben das Wissen über Governance und organisationale Anforderungen. Zudem bieten wir technologischen Support, der das Asset-Portfolio nicht nur langfristig auf einem optimalen Niveau hält, sondern darüber hinaus die Funktionalität von Applications durch Rationalisierung und Modernisierung konsolidiert.“ 

Frage: „Stephan, vielen Dank für das Gespräch. Wer seine Application Portfolio konsolidiert, der…“ 

SV: (schmunzelt) „… genau: Der hat bald nicht mehr alle Tassen im Schrank. Nur noch die, die technologisch und wirtschaftlich Sinn machen!“