Am Freitag, dem 30. Juni 2023, endet nicht nur die dann laufende Arbeitswoche, sondern – das Fiskaljahr 22/23 von Microsoft. Da sich alljährlich im Vorfeld dieses Datums hinsichtlich günstiger Abschlüsse oft eine gewisse Eigendynamik entwickelt, ist bekannt: Sales-Teams, die ihre Forecast-Zahlen noch nicht ganz erreicht haben, sind möglicherweise bereit, größere Rabatte zu gewähren, um einen Deal doch noch fristgerecht unter Dach und Fach zu bekommen. Wie gesagt: Möglicherweise. Vielleicht aber – und dafür kann es diverse Gründe geben – auch nicht. Deshalb sollten Kunden nicht nur in den Wochen vor der oben genannten Deadline, sondern an jedem einzelnen Tag im Jahr an Microsoft-Verhandlungen denken. Warum dies zum Erfolg führen kann und was dazu erforderlich ist, thematisiert dieser Blogbeitrag.
Anlässe, um mit Software-Herstellern wie Microsoft Verhandlungen aufzunehmen, gibt es genug. Da wären auf Seiten des Kunden zum Beispiel die Neuverhandlung von Lizenzverträgen, die entweder kurz vor dem Ablaufen stehen – Renewals - oder eine Auf- oder Abwärtsskalierung erfordern. Gerne zum genannten Fiskaljahres-Ende des Herstellers, aber in der Regel sind Verhandlungen, den Jahrestagen des Abschlusses folgend, eher über den gesamten Rest des Jahres verteilt. Wann auch immer: Mit Verhandlungen ist ein gewisser Stress verbunden. Warum?
Der Stress rührt daher, dass es meist nicht nur um den Preis geht – also vielleicht die Zahl hinter oder auch vor dem Komma - sondern um hochkomplexe Sachverhalte. Da steht vielleicht eine Investition für größere Migrations-Projekte an. Dabei kommt es in der Regel zu einer detaillierten Planung der bevorstehenden Auftragsvergabe und damit zu einer Bündelung sowie Intensivierung der Aufgaben in den Beschaffungs- wie auch den ITAM-Abteilungen Ihres Unternehmens. Fazit: Die Vorbereitungen auf einen neuen Vertragsabschluss sind alles andere als ein Kinderspiel.
Unserer Erfahrung nach wird ohnehin keine Vertragsverlängerung einfach am Ablaufdatum unterschrieben, da bereits im Vorfeld wichtige Entscheidungen hinsichtlich Budget und Ausgaben zu treffen sind. Dazu aber müssen Sie sich die Zeit nehmen bzw. in die richtigen Ressourcen investieren, um diesen Prozess zu verwalten. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass Sie im Ergebnis über optimierte Verträge verfügen, die nicht nur Ihre Geschäftsanforderungen langfristig unterstützen, sondern darüber hinaus noch unnötige Ausgaben vermeiden.
Unverhofft kommt zudem oft dazu: Die Rede ist von den Audits der Hersteller. Hier werden Unternehmen in der Regel zwar dazu veranlasst, ihre IT- und Softwarebestände genauer zu betrachten und auch zu verstehen. Dies ist die Grundlage von ITAM und kann Unternehmen im Endeffekt tatsächlich helfen, unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften effizienter zu werden. Allerdings ist auch hier die Ressource Zeit der entscheidende Faktor – zumal bei einem Termin, sprich, einer Deadline, auf deren Festlegung man nur begrenzten Einfluss hat.
Es ist kein Geheimnis, dass jede Verhandlung – egal welcher Art – ihre eigene Agenda hat. Da ist auch Microsoft keine Ausnahme. Es ist jedoch wichtig für Sie, sich vorab darüber klar zu werden, dass die Agenda eines Herstellers in der Regel nicht mit Ihrer eigenen übereinstimmt. Wenn Sie eine große Investition planen, möchten Sie schließlich die richtigen Produkte zu den besten Preisen erwerben und vermeiden, Verträge zu unterzeichnen, an die Sie unnötigerweise jahrelang gebunden sind.
Das liegt nicht daran, dass Microsoft oder jeder andere Softwareanbieter Sie austricksen oder übervorteilen möchte. Der Ruf aller Unternehmen lebt oder stirbt durch ihre Ehrlichkeit und Integrität. Es ist aber einfach so, dass nicht alle beteiligten Personen über das gleiche Maß an Fachwissen in der Lizenzierung verfügen – einem bekanntermaßen komplexen Bereich. Und obwohl Ihr Gegenüber möglicherweise tatsächlich auch Ihre Interessen im Blick hat, verfügt es vielleicht gar nicht über das entsprechende Know-how, das zur Findung einer für beide Seiten idealen Lösung einfach erforderlich ist.
Ganz wichtig ist es zu beachten, dass auch Ihre eigenen, internen Vorbereitungen so frühzeitig wie möglich beginnen müssen. Warten Sie nicht, bis nur noch 3 Monate übrig sind, um Ihre Verträge und vor allem Ihre Bedarfe zu analysieren! Ist zu wenig Vorlauf, können Sie kaum sicherstellen, dass Sie das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Idealerweise – und abhängig von Ihrer Unternehmensgröße – sollten Sie mit der Prüfung Ihrer Verträge 6-12 Monate vor Ablauf beginnen. Bei einem Renewal nach einem Jahr heißt das: Nach dem Abschluss ist vor dem Abschluss! Oder, wie oben postuliert: Nicht die 60 Tage vor dem Fiskaljahresende eines Herstellers wie zum Beispiel Microsoft sind die Zeit, um an Verhandlungen zu denken, sondern alle 365 Tage des Jahres.
Ein häufiger Fehler in diesem Zusammenhang ist es, dass der Tag, an dem ein Unternehmen ein Angebot von Microsoft oder einem anderen Anbieter erhält, für die Verantwortlichen oft tatsächlich den Punkt markiert, an dem die Verhandlungen beginnen. Wenn Sie sich darauf einlassen, werden Sie schnell feststellen, dass dieser Fehler nur die Spitze eines ganzen Eisbergs von Nachteilen ist, die sich daraus entwickeln und Sie sich – zumal ohne die im Vorfeld notwendigen Vorbereitungsarbeiten - in einer weitaus schwächeren Position am Verhandlungstisch befinden, als Sie es sein könnten.
Viele Verantwortliche, die zum ersten Mal ein Software-Vertrags-Renewal abschließen müssen, stehen anhand der komplexen Materie meist erst einmal vor der Frage, wo sie mit den Vorbereitungen überhaupt anfangen sollen. Dieser Einstieg ist nicht sehr ermutigend. Eine Faustregel besagt: Der Prozess beginnt mit dem Aufbau eines guten Verständnisses Ihrer aktuellen Lizenzierungsposition als Grundlage für die erneute Lizenzierung und zukünftige Käufe. Das mag eigentlich wie eine Selbstverständlichkeit klingen – unserer Erfahrung nach verfolgen jedoch noch lange nicht alle Unternehmen diesen Ansatz des Bottom-Upward.
Dabei könnten Sie von den Ergebnissen durchaus positiv überrascht sein. Vielleicht ist bereits alles auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt, Sie haben die richtige Software und Systeme sowie die richtige Anzahl an Lizenzen, um Betriebsleistung wie auch Compliance ideal zu unterstützen und sicherzustellen. Andererseits können Sie vielleicht Licht in dunkle, gründlicher Bewertung bisher verborgen gebliebene Bereiche werfen, in denen dann Verbesserungen identifiziert, Investitionen geplant und Einsparungen erzielt werden können.
Dieses Wissen bildet die Grundlage für die Erstellung einer Technologie-Roadmap für Ihr Unternehmen, die mit technologischen Entwicklungen und neuen Releases Schritt hält - immer vor dem Hintergrund makroökonomischer Veränderungen, die sich auf die Preisgestaltung und die Geschäftsstrategie auch eines Softwareherstellers wie Microsoft auswirken können.
Was ist eigentlich Ihr Plan? Auch in einem sich schnell entwickelnden Markt wie dem der Technologie ist es wichtig, zumindest einen groben Plan für die Richtung zu haben, in die sich Ihr Unternehmen bewegen muss, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen, auszubauen oder auch nur zu wahren. Gibt es Vorteile beim Umstieg auf SaaS und die Cloud? Aktualisieren oder verschieben Sie Ihre eigene physische oder virtuelle Server- oder Rechenzentrums-Infrastruktur?
Mit Ihrem Verständnis für die beiden oben genannten Punkte – Ihre aktuelle und zukünftige Lizenzierungsposition – stellen Sie, wann immer Sie mit einem Softwareanbieter verhandeln müssen, eine gute Ausgangsposition sicher. Aber wie oft müssen Sie Ihre Bewertung auf den Prüfstand stellen?
Vor vielen Jahren, als es ausschließlich zeitlich unbefristete Lizenzen im Microsoft Portfolio gab, erwarben Unternehmen einen Vermögenswert und mussten lediglich über Software Assurance sicherstellen, dass sie konform waren. Heutzutage müssen Unternehmen viel mehr Arbeit aufwenden, um konform zu bleiben – vor allem aber müssen sie dies mindestens einmal im Jahr tun.
Dabei ist Compliance natürlich beileibe nicht die einzige Herausforderung. Auch über Kosteneinsparungen sind Gespräche zu führen, die für fast jedes Unternehmen eine hohe Priorität haben. Heute gibt es Möglichkeiten, bei jeder Vertragsverlängerung Geld zu sparen. Wenn Sie den Vorbereitungsprozess nicht durchlaufen, werden Sie höchstwahrscheinlich zu viel für Ihre bevorstehende Vertragsverlängerung ausgeben.
Wie gesagt: Zeit ist der entscheidende Faktor. In vielerlei Hinsicht.
Zum einen geht es dabei natürlich darum, sich rechtzeitig vorzubereiten, um bei Verhandlungen mit einem großen strategischen Hersteller wie etwa Microsoft nicht von Beginn an ins Hintertreffen zu geraten.
Zum anderen ist Zeit eine teure Ressource. Zeit, die Sie selbst oder Ihr Team benötigen, um sich in die hochkomplizierte Materie der Microsoft Produkte sowie der Microsoft Lizenzierung einzuarbeiten. Grundverschiedene Themen, deren Fokus einmal auf technischem, dann wieder auf kaufmännischem und rechtlichem Gebiet liegt. Themen, die sich zumal stetig weiterentwickeln. Wieder ist Zeit nötig, um sich auch nur einigermaßen auf dem Laufenden zu halten.
Das Vorhaben, Know-how durch neue Einstellungen in das Unternehmen zu holen, hat auf dem derzeitigen Arbeitsmarkt leider keine wirkliche Chance.
Ein Managed Service ist hier der Königsweg als wirtschaftlich vernünftige Alternative: Der Microsoft Advisory Managed Services von SoftwareOne unterstützt Kunden permanent – an 365 Tagen im Jahr. Um einen guten Einblick in die aktuelle Situation des Kunden zu erhalten, führen wir einmal in diesem Zeitraum einen Software-Lizenzabgleich durch. Auf diese Weise wissen wir genau, was unsere Kunden verwenden und was sie brauchen, lange bevor es an der Zeit ist, Verhandlungen aufzunehmen.
Steht bei Ihnen eine Vertragsverlängerung an? Das Microsoft Advisory Services Team von SoftwareOne unterstützt Sie dabei – von der Vorbereitung bis zur Verhandlung.
Steht bei Ihnen eine Vertragsverlängerung an? Das Microsoft Advisory Services Team von SoftwareOne unterstützt Sie dabei – von der Vorbereitung bis zur Verhandlung.
