Analoge Prozesse zu digitalisieren und digitale Daten sicher zu transportieren, ist ein Bedarf, der in den letzten Jahren stetig gewachsen ist. Mit Adobe Acrobat Sign gibt es eine Lösung, welche das Unterzeichnen von Dokumenten und Verträgen in die elektronische Welt bringt und als Cloud-Prozess ermöglicht. Diese elektronische Signatur ersetzt mit minimalem Aufwand das Pendant auf dem Papier und spart somit Zeit, Kosten und wertvolle Ressourcen. Wir haben Ulrich Isermeyer, Experte für technische Lösungen bei Adobe, zur Anwendung, der Rechtsverbindlichkeit und den gesetzlichen Grundlagen befragt. Der Beitrag stellt allerdings keine Rechtsberatung dar.
Seit der neuen europäischen Signatur-Richtline eIDAS ist es erheblich einfacher geworden, Dokumente mit dem Smartphone oder Browser ohne großen Aufwand rechtsverbindlich zu unterschreiben.
Eine elektronische Signatur ist die digitale Form einer Unterschrift, mit der das Papier und der Kugelschreiber eliminiert werden können. Wir unterscheiden zwischen elektronischer und digitaler Signatur. Die elektronische Signatur ist eine einfache Signatur, die für 90 Prozent aller Geschäftsprozesse ausreicht. Für die restlichen 10 Prozent der Unterschriften gibt es zwei höhere Stufen. Nämlich die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur – auch digitale Signaturen genannt.
Adobe Acrobat Sign ist durch den sogenannten Prüfbericht und das eIDAS-konforme Zertifikat mit Zeitstempel schon rechtsverbindlich. Der Prüfbericht protokolliert sämtliche Vorgänge im Unterschriften-Workflow. Dazu gehören z.B. die E-Mail-Adresse, die Authentifizierung, die exakte Uhrzeit sowie die IP-Adresse des Unterschreibenden.
Die fortgeschrittene Signatur muss ausschließlich dem Unterzeichner zuzuordnen sein und er muss sich mit ihr eindeutig identifizieren können. Nur der Unterzeichner darf dabei in der Lage sein, die Signatur zu erzeugen. Durch einen Identitätsnachweis kann somit aus einer einfachen Signatur eine fortgeschrittene werden. Die qualifizierte Signatur muss zum Zeitpunkt ihrer Erstellung auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat von einem Trust Center (z.B. D-Trust) basieren.
Adobe Acrobat Sign unterstützt alle 3 Signatur-Arten. Auch mobile Signatur-Prozesse sind einfach möglich. Bei der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur wird hierbei die sogenannte Fernsignatur über eine 2-Faktor-Authentifizierung genutzt und braucht keine zusätzliche Hardware wie Kartenlesegerät oder Token mehr.
Eigentlich für alles, was in irgendeiner Weise früher auf Papier von Hand signiert wurde und in der heutigen digitalen Zeit elektronisch gemacht werden kann. Die einfache elektronische Signatur ist höherwertig als eine E-Mail mit Empfangsbestätigung und gilt für formfreie Vereinbarungen. Dazu gehören Dokumente wie Bestellungen, Verträge, Anträge, Aufträge oder Bestätigungen, wie z.B. Prozessfreigaben, Empfangsbescheinigungen, Dokumentationen, Quittungen, Protokolle und Bescheide.
Überall dort, wo die einfache Signatur nicht ausreicht, ist mindestens eine fortgeschrittene oder sogar qualifizierte Signatur erforderlich. Die meisten Menschen kennen sich aber nicht richtig aus, was wie unterschrieben werden muss. Das sind die wichtigsten Fragen, die im Vorfeld geklärt werden müssen:
Es gibt zwei Möglichkeiten, wenn Sie mit Adobe Acrobat digital unterschreiben möchten.
Sie definieren ein digitales Unterschriftenfeld über die Formularfunktion. Beim Ausfüllen des Formulars klickt der Empfänger auf das Unterschriftenfeld und muss seine Signatur nur platzieren und das Dokument neu abspeichern. Falls Sie noch keine Signatur definiert haben, werden Sie dazu aufgefordert, eine Signatur-Identität anzulegen.
Eine einfache Signatur kann jeder selbst erzeugen. Diese Variante ist jedoch nicht rechtsverbindlich, da das eigene Zertifikat nicht gegengeprüft werden kann und auch kein Prüfprotokoll erstellt wurde. Der Gegenpart bekommt immer ein gelbes Ausrufezeichen. Deshalb rate ich von dieser Methode ab. Falls das Unternehmen eine eigene Public Key Infrastructure (PKI) mit Adobe Approved Trust List (AATL) Registrierung hat, kann auch ein externer Empfänger den grünen Haken beim Öffnen der PDF-Datei sehen. Bei Signaturkarten oder Signatur-Pads benötigt man Hardware-Treiber oder sogar Plug-ins, um die entsprechende Hardware für die fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur nutzen zu können.
Sie können auch direkt über den Befehl Werkzeuge > Ausfüllen und unterschreiben ein Unterschriftenfeld im PDF-Dokument platzieren und signieren. Das funktioniert auch schon mit Acrobat oder dem kostenfreien Adobe Acrobat Reader.
Mit Adobe Acrobat Sign lässt sich der Prozess noch einfacher gestalten und sogar vom Smartphone aus nutzen. Entweder startet man den Prozess aus einem Browser oder über Plugins aus MS Outlook, Word, Teams, SharePoint sowie Salesforce, SAP Ariba oder anderen Integrationen. Dabei werden sämtliche Dateiarten unterstützt.
Sollten Sie mehrere Empfänger haben, müssen diese in der Reihenfolge der benötigten Unterschriften eingegeben werden. Nun wird das PDF-Dokument auf den Adobe Sign Cloud-Server (AWS Datencenter in Frankfurt mit Disaster Backup in Dublin) hochgeladen und automatisch an die Empfänger verschickt. Die Empfänger brauchen nur den Link in Ihrer E-Mail anklicken und auf dem Browser bzw. auf dem Smartphone mit dem Finger zu unterschreiben. Es ist kein Acrobat, Reader oder Plug-In notwendig. Das unterschriebene Dokument bekommt jeder Beteiligte als zertifizierte PDF-Kopie. Der Autor bekommt das Prüfprotokoll mit Unterschriften, Zeitpunkt und IP-Adresse als rechtsverbindlichen Nachweis.
Seit dem 1. Juli 2016 greift die neue Europäische Signatur Richtline eIDAS, die das deutsche Signaturgesetz übertrumpft. elDAS stellt sicher, dass elektronische Identifikationen (eID) und elektronische Trust Services (eTS) genauso behandelt werden wie handsignierte Unterschriften und dass diese über die europäischen Grenzen hinweg gültig sind. Zu den anerkannten Dienstleistungen zählen elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und Website-Authentifizierungen.
Was Sie über eIDAS wissen müssen:
eIDAS schafft einen berechenbaren Rechtsrahmen, um die Verwendung von elektronischen Signaturen in Deutschland auszuweiten. Es ist die passende Grundlage für eine reibungslose und sichere digitale
Geschäftskommunikation.
Adobe arbeitet aktiv an der PDF-Signaturen-Spezifikation mit. Adobe Acrobat Sign als Cloud-basierte Lösung unterstützt Signatur-Workflows auf mobilen Endgeräten mit allen Signatur-Levels.
Bezogen auf Adobe Acrobat Sign müssen keine besonderen Anforderungen erfüllt werden. Ein Account mit VIP Subscription für Adobe Acrobat Sign reicht aus. Einige Funktionen sind auch bereits im Acrobat DC integriert – sozusagen ein „kleines“ Adobe Acrobat Sign. Diese Variante ist aber eine Single-User-Variante und bietet bei weitem nicht die Möglichkeiten einer separaten Adobe Sign-Lizenz aus dem Adobe Value Incentive Plan (VIP).
Außer einem Browser und Internetzugang beziehungsweise einem internetfähigen Mobiltelefon benötigt der Anwender keine weiteren Hilfsmittel. Es muss keine Software installiert werden und ein aufwendiger Registrierungsprozess fällt weg. Bei der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur kann mit der sogenannten Cloud Signatur (Fernsignatur) über Trust Center mit 2-Faktor-Authentifizierung gearbeitet werden oder man wählt die klassische PDF-Variante, die auch bisher ging. Beide Verfahren werden von Adobe Sign unterstützt. Die qualifizierte Signatur muss über ein unterstütztes Trust Center gekauft werden.
Durch die Verwendung von elektronischen Signaturen und die einfache Integration von Adobe Acrobat Sign in Ihre Workflows werden übliche Papierprozesse wesentlich schneller und kostengünstiger. Gleichzeitig werden alle Abläufe und Prozesse transparenter und besser nachvollziehbar. Autor und Unterzeichner erhalten eine Archivkopie als zertifiziertes PDF.
Mit Adobe Acrobat Sign benötigt der Unterzeichner nichts, außer einer E-Mail-Adresse und einem Browser. Zusätzlich liefert Adobe zahlreiche fertige Standard-Integrationen in Backend Systeme und eine REST-API Programmierschnittstelle, mit der Integrationen in viele Drittsysteme möglich werden.
Die Initialkosten für die Beschaffung der Lizenzen relativieren sich also langfristig. Wichtig ist, dass Mitarbeiter im Zuge der Einführung auch geschult und sensibilisiert werden.
Als erfahrener Partner beraten wir Sie gern zur Lizenzierung von Adobe Lösungen. Neben der Beschaffung unterstützen wir Sie auch bei der anschließenden Verwaltung und dem Nutzermanagement mit unseren modularen Service-Paketen.
Unsere Fachberater bieten Ihnen eine professionelle und individuelle Beratung passend zu Ihrer Firmensituation.
Unsere Experten optimieren Ihre Verträge wie auch Ihre Software-Nutzung bei den strategischen Software-Herstellern
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