Unschlagbar effizient: IBM Apptio Tools für das Cloud Financial Management

Teil 1: Cloud Financial Management: FinOps ohne Tool – ist wie ein Schreiner ohne Säge

Teil 2: Sie wollen ein Tool für Ihr Cloud Financial Management beschaffen? Mit diesen Argumenten überzeugen Sie

Teil 3: Ist FinOps zwar eine innovative Denkweise, aber sonst reine Philosophie? Oder leisten Tools die eigentliche Arbeit?

Teil 1: Cloud Financial Management: FinOps ohne Tool – ist wie ein Schreiner ohne Säge

Ohne Tools geht es nicht

Das Beispiel aus der Überschrift bringt es auf den Punkt: Der Schreiner hat sein Handwerk gelernt, weiß alles über Holz, kennt unzählige Best Practices der Bearbeitung und kann im Prinzip wirklich alles aus Holz herstellen. Wenn er passendes Werkzeug hat. Hat er es nicht, sind seine Möglichkeiten entsprechend beschränkt: Know-how allein reicht zur Umsetzung ambitionierter Projekte eben nicht aus. Wie beim Cloud Financial Management: Die FinOps-Methodik ist in der Lage, die Cloud-Kosten nachhaltig in den Griff zu bekommen. 

Aber Wissen und Expertise sind nur ein Teil der Umsetzung von FinOps-Methodik: Optimal werden die Ansätze von einem Tool unterstützt.

Wie aber sollte solch ein Tool beschaffen sein?

Die Anforderungen, die an ein FinOps-Tool gestellt werden, leiten sich naturgemäß von den Zielen ab, die mit einer Einführung der FinOps-Methodik im Rahmen des Cloud Financial Managements verfolgt werden. Oder, anders ausgedrückt, von den Vorteilen, die man sich von FinOps verspricht.

Welche Vorteile sind das? Was steht hier im Vordergrund? 

Die FinOps-Vorteile

FinOps bietet eine Vielzahl von Vorteilen und damit Gründen für Unternehmen, diese Praxis zu implementieren:  

• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teams, 
• Schaffung von Transparenz,
• Etablierung einer Rechenschaftspflicht,
• Kostenkontrolle und Kostenoptimierung,
• Budgetierung und Kostenprognosen,
• Optimierung der Ressourcennutzung
• Schnellere Entscheidungsfindung, 
• Agilität und Skalierbarkeit. 

All das trägt dazu bei, die Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit von Cloud-Ressourcen zu verbessern und ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsziele effektiver zu erreichen. Welche Anforderungen an ein Tool kann man nun daraus ableiten? 

Die Anforderungen an ein FinOps-Tool

• Für Kostenübersicht und Analyse: Das Tool sollte detaillierte Einblicke in die Cloud-Kosten bieten, einschließlich der Aufschlüsselung nach Ressourcen, Diensten, Teams oder Projekten. Eine umfassende Analyse der Kosten ermöglicht es den Benutzern, Ausgabenmuster zu verstehen und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Für Budgetierung und Kostenprognosen: Ein FinOps Tool sollte Funktionen zur Festlegung von Budgets und zur Überwachung der Ausgaben im Vergleich zu diesen Budgets bieten. Darüber hinaus sollte es Prognosen für zukünftige Kostenentwicklungen basierend auf historischen Daten und Trends ermöglichen.
• Zur Kostenoptimierung: Das Tool sollte Funktionen zur Identifizierung und Umsetzung von Einsparungsmöglichkeiten bieten. Dazu gehören Empfehlungen zur Reservierung von Ressourcen, zur Verwendung von reservierten Instanzen oder Spot-Instanzen, zur Auswahl kostengünstigerer Dienste und zur Optimierung der Nutzung von Ressourcen.
• Für Kostenverteilung und Showback/Chargeback: Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Teams ist es wichtig, die Cloud-Kosten aufzuschlüsseln und den Verantwortlichen zuzuordnen. Ein FinOps Tool sollte Funktionen zur Kostenverteilung und zur Erstellung von Showback- oder Chargeback-Berichten bieten, um die Transparenz und Rechenschaftspflicht zu verbessern.
• Zur Automatisierung von Kostenkontrollen: Das Tool sollte automatisierte Prozesse und Richtlinien zur Kostenkontrolle ermöglichen. Dazu gehören automatische Warnmeldungen bei Überschreitung von Budgets, die Implementierung von Richtlinien zur automatischen Ressourcenabschaltung außerhalb der Geschäftszeiten und die Verwendung von Budget-Tagging für eine granulare Kostenzuordnung.
• Hinsichtlich der Integration in vorhandene Tools: Ein FinOps Tool sollte nahtlos in vorhandene Cloud-Management- und DevOps-Tool-Chains integriert werden können. Dies ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Finanzteams, Entwicklern und Betriebsteams.
• Sicherheit und Compliance: Das Tool sollte Sicherheitsfunktionen bieten, um sensible Kosten- und Abrechnungsinformationen zu schützen. Darüber hinaus sollte es Funktionen zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen bieten, insbesondere in regulierten Branchen.

Also sollte ein FinOps Tool Unternehmen dabei unterstützen, die Kosten von Cloud-Ressourcen effektiv – das heißt wenn möglich weitestgehend automatisiert - zu verwalten, zu optimieren und zu kontrollieren, um finanziellen Ziele zu erreichen und die Wirtschaftlichkeit von Cloud-Investitionen zu maximieren.

Gibt es eigens für FinOps entwickelte Tools?

Der Markt für Tools, die ein der einen oder anderen Form die oben beschriebenen Ziele eines modernen Cloud Financial Managements unterstützen, ist relativ groß.

Oftmals sind die angebotenen Lösungen aber lediglich – wenn überhaupt - an die dann doch sehr speziellen und vor allem neu entwickelten Anforderungen von FinOps irgendwie angepasst worden. 
Idealerweise nutzt man für die FinOps-Umsetzung von Anfang an ein Tool, das speziell für den FinOps-Einsatz entwickelt wurde – so wie etwa Cloudability von Apptio, einer IBM Tochter. Apptio wie auch SoftwareOne sind an führender Position in der FinOps-Foundation aktiv, der neutralen Institution, die die FinOps-Methodik als Synergie aus dem Input vieler Experten entwickelte.

Teil 2: Sie wollen ein Tool für Ihr Cloud Financial Management beschaffen? Mit diesen Argumenten überzeugen Sie

Immer mehr Unternehmen wollen die FinOps-Methodik implementieren und ihr Cloud Financial Management so auf den neuesten Stand bringen, um hinsichtlich der Cloud-Nutzung die Kosten sowie auch Budgets in den Griff zu bekommen und Investitionen zu optimieren. Sie wissen: Tools optimieren den FinOps-Einsatz, sind aber ein Kostenfaktor. Argumente für Ihr Beschaffungs-Projekt finden Sie in diesem Blogartikel und in einem neuen Whitepaper.

Die FinOps-Methodik mit dem richtigen Tool zu betreiben, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg dieser Form des Cloud Financial Managements. Allein deshalb, um nur einen Punkt zu nennen, damit Automatisierung vieler Prozesse umgesetzt und die damit verbundenen Vorteile auch realisiert werden können. 
Idealerweise legen Sie die Entscheidungen hinsichtlich der Methodik und des Tools nicht getrennt vor, sondern „pitchen“ beide Vorhaben gemeinsam. Sie vermeiden damit nicht nur ein „Ach so: Es kommt dann noch eine Investition für ein Tools auf uns zu, die ich gar nicht erwähnt habe.“ Nein, auch die sachlichen Argumente für Methodik und Tool sind so eng verzahnt, dass Sie sie auch gemeinsam zur Entscheidung vorlegen sollten. Jedes Unternehmen tickt anders, aber Ihr Pitch, Ihre Argumente könnten sich dennoch an dem folgenden Leitfaden orientieren.

Bei Punkt 9 kommt dann – genau da, wo es Sinn macht, sich wie von selbsterklärend – auch Ihr Tool ins Spiel. Haben Sie bis dahin überzeugt, sind die Kosten an diesem Punkt möglicherweise nur noch eine Fußnote. „Was kostet das eigentlich – ach so, gut.“

Sie wollen Gutes tun? Sprechen Sie darüber - Leitfaden für einen Pitch

Sie haben sich über FinOps informiert? Sie wissen, dass FinOps kein Produkt, sondern eine Synergieleistung auf Basis einer neutralen Institution ist, in deren Rahmen Tausende von Experten aus Hunderten von Unternehmen ihr Know-how und ihre Best Practices zum Cloud Financial Management einbringen und daraus die FinOps-Methodik stetig weiter optimieren.

Sie wissen, dass FinOps auch Ihrem Unternehmen helfen kann, die Cloud-Kosten wieder in den Griff zu bekommen. Jetzt müssen Sie nur noch die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen überzeugen. Vielleicht mit diesem 10-Punkte-Leitfaden für Ihren Pitch?

Natürlich müssen Sie Anpassungen vornehmen, um den Business Case an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens auszurichten – die folgenden zehn Punkte sollten aber dennoch ein nützlicher Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer überzeugenden Pitch-Präsentation sein.

1. Definieren Sie die Ziele Ihrer Organisation

Wie bei fast jedem anderen Business Case auch, so steht am Anfang auch hier der Blick auf die Ziele Ihres Unternehmens sowie die Art und Weise, wie FinOps Sie dabei unterstützt.

Die meisten Unternehmen streben stets danach, den größtmöglichen Nutzen aus ihren Investitionen zu ziehen – im Falle der Cloud aber wird dieses Ziel oft nicht erreicht. Warum?

Ein Hersteller schätzt, dass Unternehmen jedes Jahr mehr als 30 Prozent ihrer Cloud-Ausgaben verschwenden. Nochmal in Worten: Dreißig Prozent! Diese Statistik weist auf ein enormes Potenzial hin, das hinsichtlich Einsparungen und Senkung der Cloud-Kosten vorhanden ist. Darüber hinaus sollten Sie über die reine Kosteneinsparung als Ziel natürlich hinausgehen und sich über weiteren, potenziellen Nutzen Ihre Gedanken suchen. Welche das sind, erläutern die nächsten Punkte.

2. Sammeln Sie Informationen zu den einzelnen Geschäftsbereichen

Einer der Hauptvorteile der Implementierung von FinOps besteht darin, dass sämtliche verschiedenen Units oder Abteilungen Ihres Unternehmens hinsichtlich Informationen auf dem gleichen Stand sind. Bei der Erstellung Ihres Business Cases ist es daher wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, welche Teams an diesem neuen Informations-Flow beteiligt sein müssen und warum. Natürlich ist jede Organisation anders, aber in der Regel macht es Sinn, dass Finance, IT, Beschaffung, Legal und Operations unbedingt mit im Boot sind. 

Wenn Sie mit dem Sammeln von Informationen in verschiedenen Abteilungen beginnen, sollten Sie die folgenden Schlüsselfragen im Hinterkopf behalten:

• Was sind die KPIs jeder einzelnen Abteilung?
• Wie nutzt diese Abteilung Cloud-Ressourcen?
• Welche Entscheidungsprozesse werden in der jeweiligen Abteilung angewandt?

Wenn Sie so viele Details wie möglich zusammentragen, können Sie einen äußerst wichtigen Punkt mit Fakten belegen: Und zwar, dass das jeweils aktuell angewandte System von Unit zu Unit überaus unterschiedlich ist. Keine Überraschung, aber ein wichtiges Argument für FinOps, denn mit dieser Methodik werden wichtige Abläufe in allen beteiligten Bereichen standardisiert. Die gilt besonders für Engineers, die in der Regel nur schwer „einzufangen“ und mit anderen „unter einen Hut“ zu bekommen sind. 

3. Erkennen Sie die Vor- und Nachteile aktueller Strategien und potenzieller Alternativen

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es möglich, dass Ihr CFO mit den Einzelheiten der aktuellen Strategien zur Verwaltung der Cloud-Ausgaben nicht besonders gut vertraut ist. Ein weiterer wichtiger Teil Ihres Business Cases besteht also darin, dem CFO zu erklären, was derzeit vielleicht funktioniert, besonders aber, wo sich das Unternehmen deutlich besser aufstellen kann.

Ein guter Ausgangspunkt ist es, auf die Tools einzugehen, die das Unternehmen derzeit verwendet und natürlich darauf, dass diese Tools möglicherweise nicht ausreichen. An dieser Stelle bietet sich zudem der Hinweis auf die Verschiedenheit der Strukturen innerhalb des Unternehmens an. Dass hier Optimierung erforderlich ist, lässt sich recht einfach verdeutlichen. Die durch FinOps mögliche Synchronisierung im gesamten Unternehmen ist ein wichtiges Argument, um andere von dieser Methodik zu überzeugen.

4. Präsentieren Sie Ihre Lösung: Die Etablierung einer FinOps-Praxis

In diesem Schritt geben Sie Ihre Empfehlung zum Einsatz von FinOps in Ihrem Unternehmen klar zum Ausdruck. Zu diesem Zeitpunkt bietet sich auch eine kurze Einführung in FinOps an, wie etwa eine Darstellung der drei klassischen Phasen einer FinOps-Implementierung: 

• Informieren: Diese Phase konzentriert sich darauf, durch saubere Daten Transparenz zu erhalten und den einzelnen Geschäftsbereichen zu zeigen, wie viel sie tatsächlich in der Cloud ausgeben.
• Optimieren: Mit den vorliegenden Informationen können Teams fundierte Entscheidungen treffen, um ihre Ausgaben zu optimieren und neu definierte, höhere Ziele zu erreichen.
• Betreiben: Diese Phase ist auf lange Sicht angelegt und beinhaltet die Ausführung von Prozessen und das Erreichen der Ziele aller verschiedenen Teile der Organisation.

Die einheitliche Bewertung ist ein weiterer Gedanke, der in diesem Schritt in die Diskussion eingebracht werden sollte. Durch die Auswahl einer „Einheit“ zur Messung der Cloud-Kosten (oft handelt es sich lediglich um den Umsatz) entsteht eine einfache Kennzahl, die es Ihrem Unternehmen langfristig ermöglicht, die anfallenden Cloud-Kosten zu kontrollieren. Wenn dann die Cloud-Kosten im Vergleich zur gewählten Maßeinheit im Laufe der Zeit sinken, wird der Wert von FinOps augenfällig deutlich. 

5. Verdeutlichen Sie den Zusammenhang zwischen FinOps und Unternehmenserfolgen 

Es gibt zwei gute Möglichkeiten, um aus jedem Euro, den Sie in die Cloud investieren, den optimalen Nutzen zu ziehen. Die Erste besteht darin, weniger Geld auszugeben, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen. Die andere besteht darin, den gleichen Betrag – oder sogar mehr – im Austausch für Wachstum oder Business Value zu investieren. Beide Ergebnisse sind gleichermaßen wünschenswert – je nach dem Fokus Ihres Unternehmens, der sich mit wechselnden Geschäftsideen- und Plänen natürlich auch jederzeit ändern kann. 

Für Sie ist es wichtig, auf den direkten Zusammenhang zwischen der Implementierung von FinOps und dem Effekt, nämlich mehr Vorteile aus Cloud-Investitionen ziehen zu können, hinzuweisen. Sie können dies erreichen, indem Sie die Kombination erläutern, die zu einer Gewinnsteigerung führt: Also schnellere Markteinführung von Produkten, die Möglichkeit, genauere Prognosen zu erstellen, das Einbinden der Engineers in einen Prozess zum Kosteneinsparen sowie letztendlich der Generierung von mehr Mitteln für Investitionen in Innovation. 

6. Verbinden Sie die FinOps-Praxis mit den Zielen Ihres Unternehmens

Eine Investition in FinOps kann sich bereits in den ersten 30 Tagen amortisieren. 30 Tage? Ist dieser Zeitraum wirklich realistisch? Ja, denn der Umgang vieler Unternehmen mit ihren Cloud-Ausgaben ist dermaßen ineffizient, dass dieser schnelle Erfolg durchaus realistisch ist.

Das kann wichtig sein, denn die Darstellung der direkten Vorteile der Implementierung von FinOps, insbesondere im Rahmen der nächsten Generation des Software Asset Managements (SAM), ist ein weiterer Schritt, der das Management davon überzeugen könnte, in diese Initiative weiter zu investieren.

Auf einen positiven Nebeneffekt soll hier noch hingewiesen werden: FinOps kann die Kompetenz und damit die Motivation der Mitarbeiter verbessern. Mit den Informationen, die sie bekommen haben, um ihre Ausgaben zu optimieren und Abläufe zu rationalisieren, haben Abteilungsleiter möglicherweise das Gefühl, ein Thema endlich im Griff zu haben, das ihnen bislang eher Sorge bereitete. Nun wissen sie genau, was sie in der Cloud ausgeben und wie sie hier optimieren können. 

Leider gelten Cloud-Ausgaben bei den Verantwortlichen in vielen Unternehmen als ein wahres Mysterium. Daher geraten die Kosten auch so oft außer Kontrolle. FinOps zähmt dieses „Biest“ und ermöglicht es jeder Geschäftseinheit, es sozusagen individuell zur Rechenschaft zu ziehen. 

7. Erklären Sie, welche expliziten Vorteile eine FinOps-Implementierung bietet

Es ist eine Sache, zu erläutern, welche Vorteile Sie von FinOps erwarten – eine andere, zu erklären, wie diese Vorteile zum Tragen kommen. Zu verstehen, wie Ihr Unternehmen aus FinOps einen Nutzen zieht, hängt mit den Phasen „Informieren“, „Optimieren“ und „Betreiben“ zusammen, die wir in Schritt vier angesprochen haben. 

Es ist dabei besonders wichtig, die Phase „Informieren“ hervorzuheben. Auch wenn der CFO keine FinOps-Kenntnisse hat, weiß jeder Entscheider in einem Unternehmen, dass verlässliche Informationen in jedem Bereich der alles entscheidende Faktor sind: Unternehmen können fundierte Geschäftsentscheidungen nur auf der Grundlage präziser Daten treffen. Daher ist es einfach, qualitativ hochwertige Informationen als Orientierungshilfe für die Erzielung der erwarteten Vorteile zu verkaufen. 

8. Erklären Sie, wie genau Ergebnisse gemessen werden

Sie müssen bestimmte KPIs im Kopf haben, um Ihre FinOps-Praxis zu messen und zu bewerten. Möglicherweise ist es am besten, einen zentralen KPI zu haben – beispielsweise die Cloud-Ausgaben als Prozentsatz des Gesamtumsatzes – und mehrere andere Kennzahlen, die verschiedene Teile der Praxis messen. Die Bewertung der Prognose-Genauigkeit und die Reduzierung von Cloud-Verschwendung sind nur zwei von vielen potenziellen, zusätzlichen KPIs, die Sie hier integrieren können. 

9. Überprüfen Sie die Kosten für die Implementierung einer FinOps-Praxis

Irgendwann kommt es – das ist immer und überall so – dann schließlich doch einmal dazu, dass über einen gewissen Punkt beim besten Willen niemand mehr hinwegsehen kann. Das ist die Frage: doch einmal zum Schwur:“ Was kostet das alles?“ Hier sind einige Kostenfaktoren, die Sie bei der Implementierung einer FinOps-Praxis berücksichtigen sollten: 

• Kauf und Implementierung eines Tools zur Verfolgung der Cloud-Ausgaben. Hier sollte jedoch ein Tool angeschafft werden, das für eine kontinuierliche Kostenoptimierung sorgt.
• Die Kosten für die Änderung der Unternehmenskultur rund um Cloud-Ausgaben. Diese Kosten könnten darin bestehen, Benutzer-Champions zu identifizieren und zu gewinnen, alle Beteiligten in Bezug auf Cloud-Ausgaben zu schulen und die Entwicklung für jede betroffene Person vorab sorgsam zu planen.
• Die Opportunitätskosten der Verfolgung anderer Projekte. Diese Kosten sind indirekt und bedeuten einen Vergleich des ROI der Implementierung von FinOps mit anderen potenziellen Projekten.
• Einstellung zusätzlicher FinOps-Experten oder -Berater.

Eine andere Möglichkeit, die Gesamtkosten für die Implementierung einer FinOps-Praxis zu ermitteln, ist die folgende Gleichung: Cloud-Nutzung + Betriebskosten = Gesamtbetriebskosten (TCO)

Das Prinzip „Crawl, Walk, Run“ hilft Ihnen dabei zu erklären, wie Ihr Unternehmen die FinOps-Kosten im Laufe der Zeit skaliert. Es ist gar nicht notwendig, direkt einen Sprint zu starten und gleichzeitig erhebliche Ressourcen für diese Initiative bereitzustellen. Stattdessen können Sie auch eher langsam beginnen und kleine Schritte unternehmen, die das Unternehmen dem Ziel der vollständigen FinOps-Implementierung immer näherbringen. 

Auch die Möglichkeit einer sofortigen Kapitalrendite wird einen großen Eindruck auf einen CFO oder jemanden in einer ähnlichen Position machen. Wenn der Einstieg in FinOps bedeutet, die Cloud-Ausgaben sofort zu reduzieren, indem man einige Ineffizienzen und versteckte Kosten des Cloud-Computing aufspürt, ist das ein klarer Gewinn und damit eine einfache Entscheidung.

10. Überprüfung der Kosten, die entstehen, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden

Juristisch gesehen wäre dieser letzte Schritt Ihr Schlussplädoyer. Was kann die Organisation verlieren, wenn sie keine Maßnahmen ergreift und auf dem Status Quo verharrt?  

Die einfache Antwort ist die: Wenn es die FinOps-Praxis ablehnt, wird das Unternehmen Geld verlieren! Der Grund ist, dass Ineffizienzen bei Cloud-Ausgaben bestehen oder bald auftreten werden, wenn an dieser Stelle nicht reguliert wird. Es gibt jedoch auch noch viele weitere, nachgelagerte Punkte, die berücksichtigt werden müssen:

• Das Verpassen potenzieller Wachstumschancen  
• Ungenaue Finanzprognosen zu Cloud-Kosten führen zu versäumten Budgets  
• Es gelingt nicht, die Kultur der Organisation zu verbessern  
• Es besteht die Gefahr, hinter wichtige Konkurrenten zurückzufallen, die eine FinOps-Praxis anwenden.

Gibt es eigens für FinOps entwickelte Tools?

Der Markt für Tools, die ein der einen oder anderen Form die oben beschriebenen Ziele eines modernen Cloud Financial Managements unterstützen, ist relativ groß.

Oftmals sind die angebotenen Lösungen aber lediglich – wenn überhaupt - an die dann doch sehr speziellen und vor allem neu entwickelten Anforderungen von FinOps irgendwie angepasst worden.  
Idealerweise nutzt man für die FinOps-Umsetzung von Anfang an ein Tool, das speziell für den FinOps-Einsatz entwickelt wurde – so wie etwa Cloudability von Apptio, einer IBM Tochter. Apptio wie auch SoftwareOne sind an führender Position in der FinOps-Foundation aktiv, der neutralen Institution, die die FinOps-Methodik als Synergie aus dem Input vieler Experten entwickelte.

Teil 3: Ist FinOps zwar eine innovative Denkweise, aber sonst reine Philosophie? Oder leisten Tools die eigentliche Arbeit?

Immer mehr Unternehmen wollen die FinOps-Methodik implementieren, um ihr Cloud Financial Management dadurch auf den neuesten Stand zu bringen. Ziel ist, die Kosten der Cloud-Nutzung sowie alle zugehörigen Budgets in den Griff zu bekommen und Investitionen zu optimieren. Doch spielen Tools für die FinOps-Methodik überhaupt eine Rolle? Dieser Blogartikel und ein neues Whitepaper erläutern das Thema umfassend.

FinOps: Wo hört die Philosophie auf – wo beginnt das Tool?

Wer, wie immer mehr Verantwortliche in den Unternehmen, von FinOps überzeugt ist und die Methodik implementieren möchte, darf sich auf Diskussionen einstellen. Dabei steht in der Regel außer Frage, dass das Cloud Financial Management, wenn es nicht angepasst wird, einfach nur Geld kostet und und langfristig zu massiven Wettbewerbsnachteilen führt.

Nein – die Diskussionen drehen sich oftmals darum, dass geglaubt wird, ein reiner Wandel der Denkweise würde alles wieder in Ordnung bringen. Das ist insofern richtig, als ein Paradigmenwechsel im Kopf oder besser den Köpfen der diversen, beteiligten Stakeholder stattfinden muss. Ist man darüber aber einig, die Methodik implementiert, dann übernehmen Tools so weit wie möglich alles, was sich automatisieren lässt – wie etwa das enorm wichtige Reporting. Dieser Blogartikel ordnet ein, wo bei FinOps die Philosophie aufhört und das Tool beginnt.

Doch der Reihe nach: Was ist die Philosophie hinter FinOps? 

FinOps: Ein Paradigmenwechsel im Cloud Financial Management

Unternehmen wollen natürlich aus jedem Euro, den sie in die Cloud investiert haben, den optimalen Nutzen ziehen. Leider kommt es oft zum Gegenteil: Die Verwaltung der Cloud-Ausgaben erweist sich als echte Herausforderung. Genau hier setzt das an, was zurzeit in diesem Bereich als die ideale Lösung angesehen wird: Die FinOps-Methodik. 

FinOps: Kein Produkt, sondern Ergebnis der Synergien aus vielen Best Practices

2019 erfolgte durch einige IT-Unternehmen mit Cloud-Fokus die Gründung der FinOps-Foundation. Foundation kann man in etwa mit „Stiftung“ übersetzen, denn es handelt sich nicht um ein Unternehmen. Vielmehr um eine gemeinnützige Plattform, auf der sich Unternehmen jeder Art anmelden können, die durch ihren fachlichen Input Synergien mit dem Ziel erzeugen wollen, das Thema Cloud Financial Management weiterzuentwickeln.  

Die Foundation floriert - inzwischen sind rund 12.000 Mitarbeiter aus ca. 5.000 Unternehmen Mitglied! Die Foundation unterhält Arbeitsgruppen, organisiert vor Ort Events und bietet - ganz wichtig für die Umsetzung der hier entwickelten Best Practices in der Praxis von Unternehmen - Schulungen und Zertifizierungen an.  
Gelegentlich hört man, dass dieser relativ neue Ansatz als „Philosophie“ bezeichnet wird. Das ist sicherlich etwas zu hoch gegriffen, hat aber insofern seine Berechtigung, als dass hier tatsächlich alte Denkmuster den aktuellen Erfordernissen angepasst werden. Dieser Ansatz wird deutlich, wenn man die Grundprinzipien betrachtet, die die FinOps-Idee oder, wenn man so will, diese Philosophie tragen.

Zusammenarbeit – weg vom „Silo“

Die erste Forderung der FinOps-Methodik greift je nach Unternehmen sicherlich tief in bestehende und damit in der Regel auch festgefügte Strukturen ein. Doch um die Cloud-Nutzung, das Cloud Financial Management und damit die getätigten Investitionen zu optimieren, muss die Art der Zusammenarbeit im Unternehmen geändert werden: Diese müssen funktionsübergreifende Teams schaffen. Was heißt das?   

Bei FinOps werden verschiedene organisatorische Gruppen – mit durchaus unterschiedlichen Zielen und Interessen – für ein gemeinsames Ziel zusammengefasst: Die Zusammenarbeit zwischen Finance, Beschaffung, Entwicklung, Engineering und der Unternehmensführung ist das Kernstück von FinOps.  
Diese Gruppen zur Zusammenarbeit zu bewegen, kann sich als kompliziert erweisen. In der Regel haben sie unterschiedliche Key Performance Indicators (KPIs) und damit wenig Anreiz, miteinander zu kommunizieren. Vielmehr ermutigen diese KPIs sie dazu, ihre Entscheidungen vollkommen unabhängig zu treffen, wodurch der Ansatz zur Zusammenarbeit natürlich leidet.  
Wenn diese Teams jedoch anfangen, miteinander zu kommunizieren, erzielen sie bessere Ergebnisse! Der erste Schritt wäre, einen einheitlichen Überblick darüber zu schaffen, wie die Teams Geld in der Cloud ausgeben. Denn wenn alle erst einmal mit Finance zusammenarbeiten, ergibt sich die Verknüpfung zu den anderen in der Regel von selbst und der erste Schritt ist getan. Schritt zwei wäre es dann, die Ziele einer gemeinsamen FinOps-Initiative festzulegen. Stellt man also eine reibungslose Zusammenarbeit sicher, ist damit die Basis für FinOps geschaffen.  

Der Business-Value bestimmt Cloud-Entscheidungen

Um die Ursache ihrer Cloud-Kosten zu ergründen, müssen Unternehmen in der Lage sein, Anomalien mithilfe von Trend- und Variablenanalysen zu erkennen. Sie müssen dies unbedingt proaktiv tun! Wenn sie lediglich reaktiv vorgehen, indem sie die eingehenden Rechnungen abwarten und analysieren, haben sie das Geld bereits ausgegeben. Das proaktive Erkennen von Trends und Anomalien bestimmt jedoch den Business Value der Cloud und ermöglicht es Unternehmen, die Kosten zu kontrollieren.  

Ein Modell zur Überprüfung der Kosten ist das so genannte Eiserne Dreieck, das aus Qualität, Geschwindigkeit und Kosten besteht. Wenn eine Organisation eine bessere Qualität wünscht, muss sie wahrscheinlich mehr bezahlen. Wenn sich das Unternehmen auf Geschwindigkeit konzentriert, muss es möglicherweise Abstriche bei der Qualität machen. Die Fokussierung auf die Kosten kann, wenn sie unsachgemäß durchgeführt wird, sowohl der Qualität als auch der Geschwindigkeit schaden. Dies liegt daran, dass ein kostenorientierter Ansatz die verantwortlichen Teams oft dazu veranlasst, sich in den Details zu verlieren, anstatt das Gesamtbild zu betrachten.  
Um den Business Value der Cloud wirklich zu maximieren, müssen Unternehmen den Wert ihrer Projekte anhand einer internen Rendite (IRR) messen. Sie sollten sich darauf konzentrieren, festzustellen, wie profitabel ihre zukünftigen Investitionen sein werden, anstatt sich nur auf Qualität, Geschwindigkeit oder Kosten zu konzentrieren. Dies erfordert einen detaillierten Einblick in den gesamten Cloud-Bestand, ist aber die ideale Möglichkeit für Unternehmen, die Ausgaben zu kontrollieren. Dazu verhilft die Bewertung des Business Value als Teil eines FinOps-Programms.

Verantwortlichkeit

Letztendlich muss das Prinzip zur allgemeinen Richtline werden, dass jeder, der die Public-Cloud nutzt, auch für die entstehenden Kosten verantwortlich ist. Ähnlich wie das etwa bei Security schon längst der Fall ist: Man weiß, es gibt eine Abteilung für Sicherheit, die aber nur dann mit Erfolg arbeiten kann, wenn einzelne User nicht mehr auf jeden Link in jeder noch so merkwürdigen Mail klicken: Es kommt auf jeden an – so auch bei der Public-Cloud-Nutzung.  
Als natürliche Erweiterung der Zusammenarbeit erfordert die Rechenschaftspflicht, dass FinOps-Teams klare KPIs für jeden Benutzertyp festlegen. Basierend auf den Zielen des Teams können die KPIs für jedes Team unterschiedlich sein. Typischerweise sollten Unternehmen KPIs wählen, die in die Methodik des Eisernen Dreiecks fallen. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Team seine Stärken ausspielen und gleichzeitig daran arbeiten kann, anderen Teams zu helfen. KPIs lassen sich im Sinne einer Umsetzung einer FinOps-Methodik auf diverse Arten steuern und forcieren – etwa mit Berichten (Show-backs), die Nutzung und Kosten einer Abteilung für alle sichtbar machen oder interner Verrechnung (Charge-backs). 
Einige Teams konzentrieren sich möglicherweise auf Geschwindigkeit, andere auf Innovation und wieder andere auf die Bereitstellung. Das bedeutet allerdings nicht, dass die Teams nicht zusammenarbeiten sollten. Beispielsweise müssen Funktions- und Produktteams intern oder extern definierte Fristen für Service Level Agreements einhalten. Zu verstehen, wie die Organisation den Erfolg dieses Teams misst, ist die Grundlage einer effektiven Zusammenarbeit mit dem FinOps-Team.

Ein zentrales Team

Wenn einzelne Teams weiter die Praxis pflegen, unabhängig voneinander Entscheidungen zu treffen, wird das Unternehmen weiterhin vor den gleichen Problemen stehen - selbst dann, wenn alle kommunizieren und die gleiche, solide Datenbasis nutzen. FinOps erfordert daher die Einrichtung eines zentralen Teams. Das bedeutet nicht, dass neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen, sondern dass Mitglieder bestehender Teams in eine neu gebildete Gruppe eine neue Art des Denkens, eine neue Definition der Eigenverantwortung einbringen müssen.  
Ein Beispiel: Ingenieure und Entwickler können ihre Roadmaps in das Team einbringen und dadurch etwa Finance und Unternehmensführung mit ins Boot holen. Dadurch, dass alle erstmals „eine gemeinsame Sprache“ sprechen, können sie sich besser verständigen.   
Darüber hinaus ist es dem FinOps-Team möglich, KPIs festzulegen, die auf geschäftliche, finanzielle und technologische Ziele ausgerichtet sind. Das zentrale Team wird die abteilungsübergreifende Kommunikation so erleichtern und schließlich so festigen, dass FinOps zu einer organisatorischen Priorität wird.

Variable Cloud-Kostenmodelle nutzen

Trotz der allgemein verbreiteten Ansicht, dass man in der Cloud „lediglich für die genutzten Ressourcen bezahlt“, sieht die Realität anders aus. In der Cloud bezahlt man nämlich für all das, was die Organisation bereitgestellt hat.

Viele Organisationen kämpfen mit diesem Gegensatz wie gegen Windmühlen.  
Denn in der Regel kommt es zu einer Überbereitstellung, was dazu führt, das zwischen 30 % und 40 % mehr ausgegeben wird, als ursprünglich budgetiert wurde.  
Das Hauptproblem liegt in der Vorhersagbarkeit. Früher bei lokalen Ressourcen hatten Unternehmen das Anliegen, ihre Nutzung zu maximieren, da sie bereits für die gesamte Ressource bezahlt hatten. Da die Cloud aber anders tickt, müssen Unternehmen darüber nachdenken, wie sie diese variablen Modelle für sich nutzbar machen könnten.  
Noch ein Beispiel: So wie Entwickler ihre Denkweise auf Agilität und DevOps umgestellt haben, müssen Unternehmen überdenken, wie sie für IT-Infrastrukturen bezahlen und beginnen, bereitgestellte Ressourcen zu optimieren. Durch den Einsatz von Reserved Instances können Unternehmen beispielsweise Geld sparen, indem sie während eines bestimmten Zeitfensters eine bestimmte Menge an Rechenplatz reservieren. Die Auswahl des richtigen Typs von reservierter Instanz - basierend auf den täglichen Anforderungen - wird als „richtige Dimensionierung“ bezeichnet. Dieser Prozess der richtigen Dimensionierung kann durch Automatisierung erleichtert werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Für alle zugängliche, rechtzeitige Reports – Aufgabe eines Tools

Zusammenarbeit und Rechenschaftspflicht funktionieren am besten, wenn Unternehmen über zeitnahe Reports zur Erkennung von Anomalien verfügen. Wenn etwas Ungewöhnliches auftritt, wie z. B. eine Spitze des Netzwerkverkehrs mitten in der Nacht, benötigen Unternehmen Daten, die so nahe an der Echtzeit wie möglich sind. Andernfalls handeln sie möglicherweise nicht schnell genug, um einen bevorstehenden Verstoß zu stoppen.

Problematisch ist dabei, dass Cloud-Anbieter Einschränkungen haben, die dies zu einer Herausforderung machen. Cloud-Anbieter sind möglicherweise nicht in der Lage, Verbrauchsdaten innerhalb von Sekunden anzubieten. Organisationen aber, die KPIs verfolgen, benötigen die Informationen so schnell wie möglich.

Mit zunehmendem Reifegrad der FinOps-Umsetzung innerhalb einer Organisation ist ein stetiger Datenstrom notwendig, der hochgradig granular und exakt ist. Sobald Informationen in dieser Form vorliegen, können Reports über das Dashboard des FinOps-Tools rasch erstellt oder angezeigt werden. Auf Grundlage solch fundierter Cloud-Daten und ihrer Tool-basierten, automatisierten Verbreitung können dann sinnvolle Entscheidungen getroffen werden. 

Gibt es eigens für FinOps entwickelte Tools?

Der Markt für Tools, die die oben beschriebenen Ziele eines modernen Cloud-Finanzmanagements in der einen oder anderen Form unterstützen, ist relativ groß.
Oftmals sind die angebotenen Lösungen aber nur - wenn überhaupt - irgendwie an die doch sehr speziellen und vor allem neu entwickelten Anforderungen von FinOps angepasst worden.
Idealerweise nutzt man für die FinOps-Umsetzung von Anfang an ein Tool, das speziell für den FinOps-Einsatz entwickelt wurde – so wie etwa Cloudability von Apptio, einer IBM Tochter. Apptio wie auch SoftwareOne sind an führender Position in der FinOps-Foundation aktiv, der neutralen Institution, die die FinOps-Methodik als Synergie aus dem Input vieler Experten entwickelte.