Hand aufs Herz: Lesen Sie bei privaten Online-Käufen das Kleingedruckte komplett durch? Oder sagen Sie „Wird schon passen…“ und klicken weiter? Nun können Sie privat tun, was Sie wollen. In Unternehmen sind Verantwortliche jedoch an feste Regeln von Compliance, Sicherheit und kaufmännischem Sinn gebunden und müssen beim Software-Einkauf die Nutzungsbedingungen prüfen. Das kann sehr lange dauern und ist einer der großen Zeitfresser des „Long Tail“. So genannt, weil hier die kleinen und kleinsten der Lieferanten bei vielleicht 20% des Budgets, das sie beanspruchen, für 80% des Aufwandes stehen. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie Beschaffungs-Teams der „prüfen-müssen-Zwickmühle“ entkommen können.
Fresse sie Zeit, wie sie wolle - die Prüfung ist alternativlos
Die meisten Unternehmen haben die Beschaffung ihrer Software hinsichtlich der großen, strategischen Hauptlieferanten beziehungsweise Hersteller im Prinzip im Griff: Kenntnisse über Nutzungs- und Lizenzvorgaben sind vorhanden und werden gepflegt. Die Abläufe sind oft schon über Jahre gleich und so gut wie standardisiert. Alles läuft wie am Schnürchen.
Dennoch lassen viele Unternehmen bei der Kontrolle der Nutzungsbedingungen bei einem Software-Produkt, das vielleicht nur ein einziger User im Unternehmen für die Nutzung bei einem auf kurze Zeit begrenzten Projekt angefordert hat, gerne „alle Fünfe gerade sein“. Warum tun sie das? Weil die exakte Kontrolle eines umfangreichen Textes, wie dieser bislang unbekannten Nutzungsbedingungen, möglicherweise viele Stunden dauert. Hier scheint der Aufwand in keinerlei vertretbarem Verhältnis zu den Kosten zu stehen. „Scheint“ – denn es gibt keine Alternative zu einer Prüfung. Ein simples Beispiel für normales, rechtskonformes Verhaltens macht das deutlich.
Ein Fahrzeug ohne Nummernschild im Fuhrpark?
Man stelle sich eine große, international tätige Spedition vor, die 1.000 schwere Spezial-Sattelschlepper in Betrieb hat. Selbstverständlich sind alle Fahrzeuge ordnungsgemäß beim Straßenverkehrsamt zugelassen. Dann gibt es im Fuhrpark aber noch die Nummer 1.001: Ein 2,8-Tonnen-Kleintransporter, der für alle möglichen Aufgaben Verwendung findet. Würde jemand sagen: „Die großen LKWs kosten 100.000 Euro pro Stück, der Van wurde für 500 gebraucht gekauft. Der Unterschied in Quantität und Wert ist gewaltig. Also lassen wir den Transporter so laufen – ohne Nummernschild.“ Nein - die Verantwortlichen in diesem Unternehmen würden niemals auf die Idee kommen, so zu argumentieren! Auch dann nicht, wenn die Aufwendungen hinsichtlich Steuer, Benzin, Wartung und regelmäßiger technischer Überwachung beim Van im Vergleich zu einem Spezial-Sattelschlepper wahrhaftig als die sprichwörtlichen „Peanuts“ bezeichnet werden können.
Wie kann der Long Tail effizient vom Zeitfresser „Prüfung“ befreit werden?
Ob es sich um die Software von einem der großen, weltweit agierenden Marktführer handelt oder um eine der sprichwörtlichen Garagenfirmen, die ein Exoten-Produkt für eine technologische Nische anbietet: Überall finden sich im Zusammenhang mit dem Produkt die EULA (End User License Agreement). Wie aber kann man die Prüfung der EULA – gerade angesichts der zahllosen Softwarehersteller – möglichst einfach und unkompliziert, also mit anderen Worten effizient bewältigen?
Es hat sich in der Praxis bewährt, der schieren Menge der unterschiedlichsten EULAs mit einer Art Such-Leitfaden zu begegnen. Worauf muss eine EULA unbedingt abgeklopft werden? Woraus können sehr wahrscheinlich kommerzielle oder technologische Herausforderungen entstehen? Wo sollte beim Fehlen einer Angabe beim Prüfer sofort eine innere Alarmglocke schrillen?
Die folgende Auflistung enthält einige Punkte, die unbedingt in Betracht gezogen werden sollten:
- Wie stellt man sicher, dass die Software den Anforderungen des eigenen Unternehmens entspricht?
- Sind allgemeine Anforderungen enthalten, wie zum Beispiel die Legal Einheit des Herstellers, der Lizenztyp, die Dauer des Nutzungsrechts?
- Gibt es weitergehende Nutzungsrechte? Oder Beschränkungen etwa geografischer Art, hinsichtlich der Nutzung in Tochtergesellschaften, zum geltenden Recht, der automatischen Verlängerung des Vertrages, zu Downgrades, Upgrades sowie Wartung?
- Datenverarbeitung: Wie steht es mit der Verarbeitung personenbezogener Daten, Datentransfer und -speicherung sowie der Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte?
- Cyber Security: Gibt es Zugriff auf die IT des Kunden? Oder eine Prüfung auf Schadsoftware?
- Wie sieht es mit der Verfügbarkeit von Cloud Services, der Speicherung der Daten oder einer Abschaltung des Dienstes aus?
- Free and Open Source Software: Wie steht es mit kommerzieller Nutzung, was sind die Anforderungen an eine Veränderung der Software, besteht Lizenz-Kompatibilität mit anderen Lizenzen, sind etwaige Distributionsrechte geregelt?
Wie geht man einen Schritt weiter – zur Optimierung der gesamten Beschaffung
Die effiziente Prüfung der EULAs ist ein wichtiger Schritt – wird er konsequent durchgeführt, liegt es auf der Hand, sich auf Basis dieses Vorganges Fragen zu stellen, die den gesamten Ablauf der Software-Beschaffung im Unternehmen betreffen. Was kann man strukturell ändern beziehungsweise optimieren?
- Besteht Potential, um die Effizienz bei der Softwarebeschaffung zu verbessern?
- Kann man ein proaktives Risikomanagement implementieren?
- Ist eine Optimierung der Kosten möglich?
- Kann ein klares Verständnis der EULA helfen, günstigere Bedingungen auszuhandeln, versteckte Kosten aufzudecken, Auditrisiken zu verringern oder Software-Lizenzierungsmodelle zu optimieren, um so Wertsteigerungen und Kosteneinsparungen zu realisieren?
- Taugt die Prüfung als Grundlage für anstehende Vertragsverhandlungen? Hilft sie, um fundierte strategische Beschaffungs-Entscheidungen zu treffen, indem effektive Risikobewertungen und eine gute Vorbereitung auf Vertragsverhandlungen mit den Herstellern ermöglicht werden?
Bei wirtschaftlichen Fragen geht es ums Geld. Hier ist aber noch viel mehr im Spiel – und damit zu gewinnen: Ein gutes Image und ein guter Ruf. Beide sind am Markt unbezahlbar.
- Wie kann die Prüfung von Nutzungsbedingungen, wie die weitergehende Optimierung der Beschaffung dem Aufbau von Vertrauen dienen? Kann man durch eine detaillierte Überprüfung der Dokumente das Vertrauen bei Softwareanbietern, Interessengruppen sowie Kunden gleichermaßen entweder neu schaffen oder verbessern?
- Kann man zeigen, dass Transparenz, Compliance und ethische Geschäftspraktiken im eigenen Unternehmen beispielhaft umgesetzt werden?
Fazit
Die Prüfung von Nutzungsbedingungen der Art, wie sie etwa in einer EULA festgelegt ist, muss unbedingt bei jeder Beschaffung erfolgen, um kommerzielle oder technische Herausforderungen zu vermeiden. Um diese Prüfung so effizient wie nur möglich durchzuführen und den Faktor „Zeitfresser“ gerade beim Long Tail dabei nach Möglichkeit zu minimieren, sind festgelegte Verfahrensweisen, wie etwa die Prüfung hinsichtlich bestimmter Inhalte, sicherlich hilfreich.
Allerdings ist hierbei in jedem Falle ein fundiertes Know-how erforderlich. Gerade angesichts der Vielzahl der Anbieter – vor allem der des Long Tail, aber auch der großen, strategischen Hersteller – sind viele Unternehmen rein von ihren Ressourcen her überfordert. Fluktuation unter den Mitarbeitern, vor allem aber und stetiger Wandel in den Produkten oder Verträgen bewirkt, dass es weder gelingt, die Herausforderung „Prüfung“ in den Griff zu bekommen, noch darüber hinaus an eine Optimierung des gesamten Systems der Beschaffung zu denken.
Die Experten des Digital Supply Chain Services von SoftwareOne können dieses Know-how – stets aktualisiert – zur Verfügung stellen, um die beschriebenen Herausforderungen zu bewältigen und darüber hinaus durch Automatisierung und Prozessanpassung die gesamte Beschaffung zu optimieren.
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