Kostenkontrolle bei Software-Abonnements

Können bei Software-Abonnements die Kosten aus dem Ruder laufen?

Ja, denn die monatlichen oder jährlichen Gebühren können schnell zu hohen Summen anwachsen. Wenn sie nicht effektiv verwaltet werden, besteht die Gefahr, dass sie außer Kontrolle geraten. 
Kostenkontrolle ist daher ein wichtiges Anliegen für Unternehmen, die Software-Abonnements nutzen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Aspekte der Kostenkontrolle bei Abonnements aufgeführt: 

1. Ungeplante Ausgaben: Eine große Herausforderung bei Abonnements besteht in der Tendenz, unvorhergesehene Kosten zu verursachen. Mitarbeiter können neue Abonnements erwerben, ohne dass IT- oder Einkaufsabteilungen ihre Zustimmung geben, was zu ungeplanten Ausgaben führt. 
   - Implementieren Sie einen Workflow zur Genehmigung des Abonnement-Kaufs. Stellen Sie sicher, dass die IT- und Einkaufsabteilungen vor Abschluss eines neuen Vertrages informiert werden, um sicherzustellen, dass alle Abonnements im Einklang mit den Unternehmenszielen und dem Budget stehen. Der Genehmigungsprozess gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
2. Übernutzung von Abonnements: Es ist häufig der Fall, dass Mitarbeiter mehrere Abonnements für ähnliche Dienste abschließen. Diese Praxis kann zu unnötiger Redundanz und höheren Kosten führen. Wir empfehlen die Implementierung einer zentralen Übersicht über alle existierenden Abonnements im Unternehmen. 
   Durch regelmäßige Überwachung und Berichterstattung über die Zuweisung von Abonnements kann vermieden werden, dass dieselben Dienste mehrfach abonniert werden. Außerdem können zielgerichtete interne Kommunikation sowie auch Schulungen dazu beitragen, komplexe Informationen in leicht verständliche Teile zu zerlegen und somit die Mitarbeiter darüber zu informieren, welche Abonnements bereits vorhanden sind und wie sie diese effektiv nutzen können. 
3. Abonnement-Upgrades und Zusatzleistungen: Viele Abonnement-Anbieter bieten Upgrades und Zusatzleistungen an. Obwohl diese Funktionen nützlich sein können, sind diese nicht immer Bestandteil der Unternehmensstrategie. Eine Lösung besteht darin, einen streng kontrollierten Genehmigungsprozess für Abonnement-Upgrades und Zusatzleistungen einzuführen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie nur dann erworben werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden und im Einklang mit den Unternehmenszielen und dem Budget stehen.
4. Inaktive Abonnements: In vielen Fällen werden Abonnements erworben, jedoch nicht aktiv genutzt, was zu verschwendeten Ressourcen und unnötigen Kosten führt. Um ungenutzte Abonnements zu identifizieren und zu reduzieren, sollten diese regelmäßig geprüft werden. Wenn ein Abonnement nicht aktiv genutzt wird oder es seine ursprüngliche Relevanz verloren hat, sollte es gekündigt oder durch eine kostengünstigere Alternative ersetzt werden.
5. Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen: Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen von Abonnements sind in der Regel an Verträge gebunden. Das kann zur Herausforderung bei der Kostenkontrolle werden. Um diese Problematik zu minimieren, ist es wichtig, alle Vertragsbedingungen genau im Blick zu behalten. 
   Planen Sie im Voraus und kündigen Sie Abonnements fristgemäß, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Verhandeln Sie vor Vertragsunterzeichnung besser gleich auch günstige Kündigungsbedingungen aus, oder wählen Sie einen Vertrag mit mehr Flexibilität, um auf mögliche Veränderungen besser reagieren zu können.

Abonnement-Schätzungen: Die Herausforderung der Zukunft

Die Schätzung zukünftiger Kosten für Software-Abonnements ist eine komplexe Aufgabe, da sie von vielen Faktoren beeinflusst wird, die im Laufe der Zeit in der Regel einem Wandel unterliegen. Trotzdem ist dies von entscheidender Bedeutung, um Kostenfallen zu vermeiden und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens sicherzustellen. 
Hier sind einige der wichtigsten Aspekte, die bei der Schätzung von Abonnementskosten berücksichtigt werden müssen, sowie Möglichkeiten für Unternehmen, diese Aufgabe umzusetzen.

1. Unvorhersehbare Nutzung: Die tatsächliche Nutzung von Abonnements kann stark variieren und hängt von den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter oder Teams ab. Es kann schwierig sein, vorherzusagen, wie viele Lizenzen oder Abonnements in Zukunft benötigt werden. 
   Implementieren Sie daher eine flexible Lizenzierungs-Politik, die es ermöglicht, Lizenzen bei Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren, um den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens bestmöglich gerecht zu werden. Überwachen Sie die Nutzung von Abonnements sorgfältig und passen Sie die Anzahl der Lizenzen entsprechend an, um Überlizenzierung oder Mangel zu vermeiden.
2. Preisänderungen: Die Kosten für Abonnements können sich im Laufe der Zeit ändern. Anbieter behalten sich das Recht vor, die Preise bei der Einführung neuer Funktionen oder Services zu erhöhen. Auf der anderen Seite bieten sie auch oft Rabatte an. 
   Halten Sie sich über Preisänderungen bei Ihren Abonnements auf dem Laufenden und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Verträge, um sicherzustellen, dass Sie die besten Konditionen erhalten. Um von möglichen Rabatten zu profitieren, verhandeln Sie mit Anbietern. Zusätzlich bieten viele Anbieter langfristige Verträge an, durch die Sie Preisstabilität erhalten können. Auf diese Weise können Sie mögliche Preisschwankungen abfedern.
3. Neue Anforderungen: Unternehmen entwickeln sich ständig weiter - neue Anforderungen entstehen. Es kann sein, dass zusätzliche Abonnements benötigt werden, die zuvor nicht eingeplant waren. Es ist wichtig, eine offene Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen aufrechtzuerhalten. Durch regelmäßige Abstimmungen zwischen IT, Einkauf und den Fachabteilungen können neue Anforderungen rechtzeitig erkannt und in die Planung aufgenommen werden.
4. Analyse und Prognosen: Durch die Analyse historischer Daten und die Erstellung von Prognosen lässt sich die komplexe Nutzung von Subscriptions leicht abschätzen. Verwenden Sie spezialisierte Software-Tools für das Software Asset Management, die Sie bei der Analyse von Nutzungsdaten und der Prognose des zukünftigen Bedarfs unterstützen. Sie liefern Ihnen Daten über die tatsächliche Nutzung von Abonnements und ermöglichen so genauere Schätzungen.
5. Budgetierung und Szenario-Planung: Unternehmen sollten Szenarien für unterschiedliche Abonnementbedürfnisse entwickeln und die Budgets entsprechend anpassen. Erstellen Sie Budgets mit verschiedenen Szenarien, die mögliche Schwankungen bei den Abonnements berücksichtigen. Dies ermöglicht eine flexible Reaktion auf Veränderungen und gewährleistet finanzielle Stabilität.

Ansatz zur Kostenreduzierung: Inventarisierung und Überwachung

1. Erstbestandsaufnahme: Beginnen Sie mit einer gründlichen Bestandsaufnahme aller Abonnements im Unternehmen. Dazu gehören sowohl Software-Abonnements als auch Abonnements für Cloud-Dienste, SaaS-Anwendungen, Hosting-Dienste und andere digitale Ressourcen. Sammeln Sie alle relevanten Informationen zu jedem Abonnement, einschließlich Anbieter, Vertragslaufzeit, Kosten und tatsächlich genutzten Funktionen.
2. Dokumentation: Sie sollten eine zentrale Datenbank oder ein zentrales Verwaltungssystem für die gesammelten Informationen einrichten. Diese Datenbank sollte nur befugtem Personal zugänglich sein und regelmäßig aktualisiert werden. Eine automatisierte Anbindung dafür bieten SAM-Tools wie die von Flexera, SNOW oder ServiceNow.
3. Vertragsmanagement: Implementieren Sie ein System für das Vertragsmanagement, um eine geordnete Erfassung und rechtzeitige Überprüfung sämtlicher Verträge zu gewährleisten. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Änderungen in Bezug auf Anbieter und Vertragsbedingungen. Das Vertragsmanagement kann mithilfe der gängigen SAM-Tools abgebildet werden und bietet die Möglichkeit, Daten zentral zu dokumentieren.
4. Kategorisierung und Priorisierung: Kategorisieren Sie die Abonnements nach ihrer geschäftlichen Bedeutung und Kostenrelevanz. Dies hilft bei der Einteilung in kritische, wichtige und weniger wichtige Abonnements und Hersteller.
5. Regelmäßige Überwachung: Die regelmäßige Überwachung der Abonnements ist unerlässlich. Achten Sie darauf, die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen im Blick zu behalten, um Abonnements fristgerecht zu ändern oder zu kündigen.

Verhandeln und Konsolidieren: Optimierung der Kosten von Software-Abonnements

1. Verhandeln mit Anbietern: Führen Sie im Vorfeld von Verhandlungen mit Anbietern eine gründliche Recherche durch. Sammeln Sie Informationen über die Konkurrenten des Anbieters, aktuelle Marktpreise und sonstige Vergleichsdaten, um eine bessere Verhandlungsposition zu haben. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihre spezifischen Anforderungen versteht, indem Sie Ihre Bedürfnisse deutlich kommunizieren: Je besser der Anbieter Ihre geschäftlichen Bedürfnisse versteht, desto eher wird er bereit sein, auf Ihre Wünsche einzugehen. 
   Verhandeln Sie strikt und fordern Sie dabei bessere Vertragsbedingungen. Dies kann Preisnachlässe, längere Vertragslaufzeiten, zusätzliche Leistungen oder andere Vorteile einschließen. Achten Sie darauf, dass der Vertrag klar und möglichste detailliert formuliert ist. Verhandeln Sie besonders über solche Klauseln, die Ihre Flexibilität und Kontrolle über das Abonnement stärken, wie zum Beispiel Kündigungsbedingungen und Service Level Agreements (SLAs).
2. Konsolidierung von Abonnements: Überprüfen Sie vorhandene Abonnements: Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch und analysieren Sie, ob doppelte oder überflüssige Abonnements vorhanden sind. Identifizieren Sie Optimierungspotenzial, indem Sie überprüfen, ob einige Abonnements zusammengeführt oder durch allgemeinere ersetzt werden können, um die Kosten zu senken. 
   Verhandeln Sie mit den Anbietern Konsolidierungsvereinbarungen, um die Abonnements zu reduzieren. Möglicherweise müssen Sie bestehende Verträge anpassen, um mehrere Dienste oder Lizenzen unter einem Dach zu konsolidieren. Überwachen Sie die Umsetzung und gewährleisten Sie, dass die Konsolidierung tatsächlich durchgeführt wird. Dabei ist eine klare Kommunikation und Koordination zwischen den beteiligten Abteilungen Ihres Unternehmens erforderlich.

Schulungen und Sensibilisierung: Effiziente Nutzung von Abonnements zur Reduzierung von Kosten.

1. Schulung der Mitarbeiter: Stärken Sie das Verständnis für Abläufe. Richten Sie Schulungen aus, die die Grundlagen von Software-Abonnements erklären. Die in Frage kommenden Mitarbeiter sollten verstehen, was Abonnements sind, wie sie funktionieren und warum sie wichtig sind. Erarbeiten Sie präzise Richtlinien und Prozesse für den Kauf und die Verwaltung von Abonnements. Diese sollen Anforderungen für die Genehmigung, Beschaffung und Verwaltung von Abonnements festlegen. 
2. Kosten: Schulen Sie die Mitarbeiter bezüglich der finanziellen Auswirkungen von Abonnements und vermitteln Sie ihnen, warum es wichtig ist, sparsam und effizient mit Ressourcen umzugehen. Zeigen Sie ihnen, wie sie die verfügbaren Abonnements optimal nutzen um somit den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen. Schulen Sie sie in der Nutzung von solchen Funktionen und Services, die in der Regel oft übersehen werden.
3. Sensibilisierung: Sensibilisieren Sie die Mitarbeiter regelmäßig über das Thema Abonnement und die Wichtigkeit der Kostenkontrolle. Nutzen Sie interne Kommunikationsmittel wie E-Mails, Intranet oder Meetings, um die Mitarbeiter über das Thema Nutzungsrechte und Einsatzmöglichkeiten auf dem Laufenden zu halten. Starten Sie gezielte Kampagnen zur Entwicklung eines Bewusstseins. 
   Diese Kampagnen können Schulungsmaterialien, Leitfäden oder Nutzungsrechtupdates enthalten. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, konstruktives Feedback zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu machen. Belohnen Sie Mitarbeiter, die dazu beitragen, Kosten zu senken oder effizienter mit Abonnements umzugehen. 
4. Regelmäßige Informationen: Stellen Sie den Mitarbeitern regelmäßig Informationen zur Verfügung, damit sie die Auswirkungen ihrer Abonnements auf das Unternehmensbudget besser nachvollziehen können. Dies kann dazu beitragen, ein Gefühl der Verantwortlichkeit zu fördern. Information und Sensibilisierung sind ein kontinuierlicher Prozess, keine einmalige Info-Veranstaltung. Regelmäßige Auffrischungskurse und Aktualisierungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das Bewusstsein gleichbleibend auf einem hohen Level bleibt. 
5. Messbare Ziele: Diese sollten gesetzt werden, um die Kostenreduzierung durch Schulung und Sensibilisierung zu erreichen. Zum Beispiel könnte dies eine Reduzierung der Anzahl nicht genutzter Abonnements oder eine Senkung der monatlichen Abonnementkosten sein. Das Management trägt eine entscheidende Verantwortung für den Erfolg des Unternehmens. Es sollte deutlich kommunizieren, klare Ziele setzen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter diese Ziele verinnerlichen. 
6. Offene Kommunikation: Diese und ein angemessener Umgang mit Fehlern sind ebenfalls wichtig, um ein motivierendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Führungskräfte sollten die Bedeutung von Schulung und Sensibilisierung betonen und aktiv an Maßnahmen zur Kostenkontrolle teilnehmen. Etablieren Sie einen Feedback-Loop, um die Effektivität der Schulungen zu überwachen. Feedback der Mitarbeiter ernst nehmen und Schulungsprogramme entsprechend anpassen.