Warum eine Digital Supply Chain jeden IT Asset Manager unbedingt interessieren sollte

Das waren noch Zeiten, in denen Unternehmen die verwendete Software in einer Liste aufgeführt hatten und man nur nachzulesen brauchte, was im Einsatz ist. Das ist zwar schon lange vorbei - viele Unternehmen haben heute jedoch immer noch weder ein vollständiges Bild von ihrer Softwarelandschaft, noch der in ihren Netzwerken arbeitenden Hardware. Dabei gilt die alte IT Asset Manager Weisheit nach wie vor, die besagt: „Was man nicht zählen kann, kann man auch nicht verwalten“. Hier kann den ITAM-Teams eine effektive und effiziente Digital Supply Chain (DSC) helfen. Dieser Blog nennt Gründe dafür.

Die in letzter Zeit eingetretenen Veränderungen in der Technologie haben die Komplexität des IT Asset Managements (ITAM) für die Unternehmen drastisch erhöht. Cloud und Software as a Service (SaaS), Smart- und Bring-your-own-Devices fördern die Existenz von Schatten-IT und haben dadurch die Arbeit der IT Asset Manager und ihrer ITAM-Teams enorm erschwert.

Der „Longtail“ – der lange Schweif

Dies wird zudem noch durch Software- und Cloud-Services derjenigen Softwareanbieter verschärft, die wir als „Long-Tail“ bezeichnen. Darunter fallen eben nicht die großen Anbieter wie etwa Microsoft oder Salesforce, sondern die unzähligen kleineren Nischen-Softwarelösungen, die in der Regel in jedem Unternehmen verwendet werden. Diese „fressen“ einen erheblichen Teil der Zeit auf, die dem ITAM Team und auch der Beschaffung zur Verfügung steht. 
Weniger Zeit bedeutet auch weniger Kontrolle. Dies aber führt in Unternehmen zu höheren Risiken und mehr Kosten. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit für Unternehmen, alles unter Kontrolle zu bringen, ihre Software-Assets exakt zu zählen und so effektiv zu verwalten: Die Digital Supply Chain für Software.

Warum das Pferd noch länger von hinten aufzäumen?

Unternehmen stehen unter ständigem Druck zur Innovation und zur Digitalisierung. Um Ziele in dieser Hinsicht zu erreichen, wenden sie sich daher neuen Lösungen und Services zu. Die Verwaltung der Lösungen der größeren Anbieter ist dabei relativ einfach. SoftwareOne hat die Erfahrung gemacht, dass 80 % des Softwarebudgets der Kunden an die großen Hersteller geht. Mit wesentlich weniger Budget, aber umso mehr Zeitaufwand ist hingegen das Onboarding, die Bearbeitung von Lizenzanfragen und der Renewals für die kleinen, oft lokalen Anbieter, also dem so genannten „Longtail“, verbunden.

Dieser „Longtail“ spezialisierter Software wächst und macht einen stetig zunehmenden Anteil der gesamten IT-Ausgaben aus. Da die damit verbundene Technologie immer komplexer und kleinteiliger wird, wachsen die Herausforderungen für das ITAM-Team exponentiell an: Das Pferd wird permanent von hinten aufgezäumt.

Der Aufbau einer effektiven Digital Supply Chain (DSC) für Software und Cloud-Services wird daher für die Verantwortlichen immer wichtiger. Die Erstellung eines zentralen Katalogs vorab genehmigter Software und die Automatisierung von End-to-End-Prozessen, die Softwareanfragen und Vertrags-Renewals bis hin zum End of Life abdecken, kann die Transparenz von Software-Assets und Cloud-Services erheblich verbessern, damit den ITAM-Teams tatsächliche Kontrolle ermöglichen und zudem die interne User Experience signifikant verbessern.

Automatisierung

Dazu sammelt eine Digital Supply Chain Lösung automatisiert diejenigen Daten, die das ITAM-Team für seine Arbeit benötigt. Es wird damit in die Lage versetzt, intelligentere, weil datenbasierte Entscheidungen zur Optimierung und Rationalisierung der vom Unternehmen aufgebauten Software und Cloud-Services treffen zu können. Das bedeutet, dass das Unternehmen nicht nur Geld sparen, sondern auch Risiken sowohl hinsichtlich Software-Audits, wie auch im Bezug auf Datensicherheit, angesichts immer neuer Cyber-Security-Bedrohungen, verringern kann.
Zudem können IT-Ressourcen und -Services effektiver und wirtschaflicher verwaltet werden, weil ITAM- und Beschaffungsteams für Vertragsverhandlungen und -Renewals nun aufeinander abgestimmt sind. Durch all dies gewinnen IT Asset Manager wertvolle Zeit, um sich auf strategisch wichtige Initiativen zu konzentrieren, proaktiv Innovationen und Transformationen zu beschleunigen und Mehrwerte für das Unternehmen zu schaffen. 

Was ist der langfristige Nutzen?

Es ist keine leichte Aufgabe, eine Digital Supply Chain Lösung einzurichten und vor allem auch, sich dabei der Unterstützung aller Beteiligten zu versichern. IT, Operations, IT-Asset-Management und Beschaffung müssen aufeinander abgestimmt werden. Es geht darum, Menschen, Prozesse und Technologien zusammenzubringen, eine gemeinsame Vision zu entwickeln und gemeinsame Ziele festzulegen.

Um diese Abstimmung zwischen ITAM- und Beschaffungsteam umsetzen zu können ist ein Plan erforderlich, der die von jedem Team zu erbringenden Maßnahmen festlegt; ebenso die Ergebnisse, die jeder Teil durch seine Bemühungen erzielen soll.
Was dadurch auf lange Sicht winkt, ist eine Reduzierung der Gesamtkosten, eine schnellere Bereitstellung von Software für die User, zufriedenere Mitarbeiter, weniger Ticketanfragen sowie die Gewißheit, jedwedem Audit gelassen entgegen sehen zu können.