Jak se připravit na softwarový audit

Mezi pět hlavních výrobců softwaru, kteří nejčastěji vyvolávají firemním audity softwarových licencí, patří Microsoft, Adobe, Autodesk, Oracle a SAP.

Mezi organizacemi s 10 000 a více zaměstnanci se na čtvrté místo dostává IBM, následovaná Oracle. Kontroly dodržování softwarových licencí jsou vždy náročné, zejména pokud jde o čas, zdroje a peníze. Nejlepší způsob, jak se na takový audit připravit, je dlouhodobá strategie Softwarového Asset Managementu. Pokud taková strategie není implementovaná správně, nebo dokonce vůbec, může stát organizaci miliony na případných pokutách.

Jak se na audit připravit?

Zcela stručně, nejjednodušší je, mít pod kontrolou licence a způsob, jakými jsou využívané. Pokud společnost používá více softwaru, než její licence pokrývá, je nedostatečně licencovaná a není v souladu s licenční smlouvou. Pokud společnost vlastní více licencí, než je potřeba pro pokrytí jejího využití, je nadměrně licencovaná a může ušetřit miliony dolarů, jak tomu bývá často u globálních a velkých organizací.

Časté chyby a problémy s nedodržením licencí

Mnohokrát v rámci rychlého rozvoje a plnění obchodních cílů společnosti, se licencovaný software a technologie používají způsobem, který není součástí stávající licence. To vede k problémům, které bývají často při auditech odhaleny. Je tedy třeba dbát nejen na to, zda vaše společnost má licencí dostatek, ale i na to, zda software zaměstnanci používají právě k tomu účelu, který licence povoluje.

Software Asset Management

Nelze získat údaje potřebné k tomu, abyste věděli, zda jste kompatibilní či nikoliv, pokud nemáte zavedený plán pro správu softwarových licencí. Kompatibilita softwaru začíná systémem správné správy majetku (SAM). Sledování vašeho softwaru znamená, že budete přesně vědět, co se děje na serverech, virtuálních zařízeních, stolních počítačích a noteboocích ve vaší společnosti. Včetně systémů přenášených z domácích a vzdálených stolních počítačů. Pokud je to software, který slouží ke generování zisku, musíte se ujistit, že vaše firma má správnou licenci.

Je vhodné začít tím, že budete udržovat všechny své softwarové záznamy na jednom místě. Mnohem bezpečnější ale je, sledovat veškerý software, který běží na firemních zařízeních. K tomu slouží zejména SAM dedikovaná řešení. Na příklad SAMSimple od SoftwareOne, který dokáže uživateli dát informace o správných licencích formou přehledného dashboardu.