Die elektronische Signatur ist inzwischen fester Bestandteil von digitalen Dokumentenprozessen geworden. Vom Start Up bis zum großen Konzern, von der Bildungs- oder gemeinnützigen Einrichtung bis zur Bundesbehörde - überall wird elektronisch unterschrieben. Das ist auch nicht verwunderlich, denn neben dem relevantesten Vorteil Zeitersparnis schont diese Technologie auch Umwelt und Nerven.
Adobe Acrobat Sign bietet Ihnen neben den Basisfunktionalitäten zum elektronischen Unterschreiben viele weitere nützliche Tools, die Ihnen den Signaturprozess vereinfachen und im gleichen Atemzug effizienter gestalten:
Die Frage ist allerdings, wie anfangen? Aller Anfang ist schwer, denn von gewohnten eingeschliffenen händischen Unterschriftenprozessen umzustellen auf elektronische, erfordert Veränderungen an zahlreichen Stellen in Unternehmen.
Adobe bietet hier eine „kostenlose“ Möglichkeit, erste Schritte in Richtung rechtskräftiger elektronischer Signatur zu gehen: Alle User einer Acrobat Standard Subscription im Lizenzprogramm Value Incentive Plan (VIP) haben bereits eine abgespeckte Variante von Acrobat Sign Solutions integriert - Sign for Individuals.
Mit Sign for Individuals haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Acrobat zu versenden und rechtskräftige Signaturen im Rahmen der einfachen elektronischen Signatur einzuholen. Zusätzlich können Sie aus O365-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel oder PowerPoint Dokumente mit Sign for Individuals zur Signatur versenden. Zusätzlich können Sie den Dokumentenstatus einsehen, automatisiert Erinnerungen versenden sowie Statusveränderungen per Mail erhalten. Dadurch ist Schluss mit dem „hinterher“ telefonieren von Dokumenten. Sie wissen immer, wer das Dokument derzeit auf dem „Tisch“ liegen hat.
Jeder Acrobat-Nutzer kann die Funktionen von Acrobat Sign Solutions for Individuals nutzen. Bei der Teams-Variante ist der Sign-Service nach der Paketierung der Software automatisch aktiviert. Möchten Sie das nicht, ist eine Deaktivierung des Services nur über die Sperrung verschiedener Ports möglich. Bei Acrobat for Enterprise haben Sie die Möglichkeit, über Produktprofile zu entscheiden, ob der Sign-Service genutzt werden darf oder nicht. Nach dieser Erstellung weisen Sie die Produktprofile den entsprechenden Nutzern zu. Sie können also sehr granular die Nutzung des Services ermöglichen oder verhindern.
Dies ist jedoch die einzige „Stellschraube“, die ein Admin in Bezug auf die Nutzung von Acrobat Sign for Individuals im Rahmen von Acrobat Standard hat. Alle Funktionen sind auf einen individuellen Nutzer abgestimmt, nicht auf ein Team oder gar das ganze Unternehmen.
Wer mehr Signatur-Funktionen oder umfassendere administrative Tools benötigt, sollte gleich Acrobat Sign for SMB aus Acrobat Professional nutzen. Man kann damit Anwender und Gruppen verwalten, Adobe Sign branden mit dem Logo des Unternehmens sowie Vorlagen erstellen, die man Anwendern, Gruppen oder dem ganzen Unternehmen zur Verfügung stellt. Diese Lösung stellt schon mehr eine zentralisierte Lösung in Unternehmen dar.
Ja, Acrobat hat einige tolle Funktionen, um die ersten Schritte mit der Sign-Lösung durchzuführen, bietet jedoch nicht den vollständigen Funktionsumfang, den Sie mit einer Acrobat Sign Solution bekommen. Aus diesem Grund gibt es diese als eigenständige Produkte, die separat erworben werden können.
Mit den Acrobat Sign Solutions können Sie das volle Potential der Lösung ausschöpfen. Neben einer separaten Konsole, die Ihnen das Verwalten Ihrer Sign-User und deren Rechte ermöglicht, bekommen Sie auch die Möglichkeit, qualifizierte elektronische Signaturen durchzuführen. Dies ist die sicherste Form der elektronischen Signatur und ist der Unterschrift auf Papier gleich zu setzen. Zusätzlich benötigen Sie dafür einen Trust Service Provider wie z.B. D-Trust, bei dessen Einführung wir Sie ebenfalls unterstützen. Mit der Enterprise-Variante haben Sie Zugriff auf einen Workflowdesigner, der Ihnen die Definition vollautomatischer Signaturprozesse und die Wiederverwendung dieser im täglichen Arbeitsalltag ermöglicht. Neben der O365 Integration bieten die Acrobat Sign Solutions for Enterprise ebenfalls eine offene API Schnittstelle, die die Einbindung in andere Systeme wie Salesforce oder SAP ermöglicht.
Es gibt noch weitaus mehr Funktionen und Vorteile, die uns die Acrobat Sign Solutions gewähren. Welche der Varianten für Sie die beste ist, hängt jedoch ganz von Ihrem Ziel ab. Diese Fragen müssen Sie für sich selbst beantworten:
Um diese Fragen so umfassend wie möglich beantworten zu können, sollten Sie sich mit den Usern und deren Anwendungsfällen beschäftigen, die E-Signaturlösung und deren Funktionsumfang kennen und mit der E-Signatur auf Basis der eIDAS vertraut sein.
Hier kommen wir als Ihr zuverlässiger Partner ins Spiel. Wir beraten Sie gern vollumfänglich zur elektronischen Signatur mit Adobe Acrobat Sign und erarbeiten gemeinsam eine Roadmap anhand Ihrer Anforderungen. Kontaktieren Sie uns und profitieren Sie von unserem kostenlosen Erstberatungsworkshop zu Adobe Acrobat Sign. Hierbei ist das Ziel, Ihnen die E-Signatur grundsätzlich vorzustellen und zu zeigen, wie Sie mit Adobe Acrobat Sign eben diese in Ihrem Unternehmen etablieren können. Wir bieten auch Schulungen und Consultingleistungen an, um Ihnen einen optimalen Start zu gewährleisten. Sprechen Sie uns gern an.
Ein Hinweis am Rande: Es gibt einen Unterschied zwischen Sign, welches in Acrobat Standard oder Pro enthalten ist, und der Signaturfunktion im Acrobat Reader. Signaturen, die Sie ohne Adobe Acrobat Sign und nur mit dem Reader in ein Dokument einfügen, haben nichts mit einer rechtskräftigen elektronischen Signatur nach eIDAS zu tun, wenn interne Zertifikate zur Unterschrift verwendet werden. Diese können in den seltensten Fällen von externen Prozessbeteiligten überprüft werden. Wir empfehlen solches Vorgehen gern für die interne Kommunikation oder auch Freigabeprozesse, welche nicht immer gleich eine Unterschrift nach eIDAS erfordern.
Haben wir Ihr Interesse an einer digitalen Signatur-Lösung für Ihre Organisation geweckt? Dann wenden Sie sich gerne an unsere Fachansprechpartner*innen zur weiteren Beratung.
Haben wir Ihr Interesse an einer digitalen Signatur-Lösung für Ihre Organisation geweckt? Dann wenden Sie sich gerne an unsere Fachansprechpartner*innen zur weiteren Beratung.
